【結婚式の二次会】幹事との打ち合わせで決めること

結婚式の二次会を成功させるには、新郎新婦様と幹事の打ち合わせがとても重要です。
しかし、いざ幹事を頼まれたものの慣れない段取りや準備に戸惑う場面もあるでしょう。

「二次会幹事を上手く行うコツを知りたい」
「二次会の打ち合わせ回数は？」
「二次会って何をどこまで決めればいいの？」

本記事では、幹事の打ち合わせで“何をいつ決めるか”を二次会の幹事経験がある元ウエディングプランナーがわかりやすく解説。

打ち合わせごとに決めるべき項目を時系列でまとめているので、効率よく準備を進めたい方は必見です。

幹事を上手くこなすコツ

結婚式の二次会で幹事を任されても、上手くできるか誰しも少なからず不安があることでしょう。
幹事の役割を果たすコツは「役割分担」「進行管理」「報連相」を意識すること。

まずは、幹事を上手くこなすための基本的なポイントを5つご紹介します。

役割分担を明確にする

結婚式の二次会幹事はたいてい複数人で行うため、それぞれの担当を明確に決めることが大切。
司会、受付、進行、音響、会計など、事前に役割を細かく割り振っておくと当日の混乱を防げます。

また準備段階でも、招待状や出欠の管理をする係、余興の内容を考える係、景品の買い出しをする係など役割分担しましょう。
誰が何をするかが曖昧なままだと、トラブルの原因にもなりかねません。

責任の所在を明確にすることで、各自が自分の役割に集中して動けるでしょう。

進行を管理する

タイムスケジュールを細かく作成し、進行を管理しましょう。
二次会の会場を貸切できる時間は決まっているので、延長料金などが発生しないように進行しなくてはいけません。
事前に分単位でスケジュールを組み、プログラムに基づいて二次会を時間内に納めることが幹事の重要な役割です。

報連相をこまめに行う

SNSや共有アプリで情報を共有し、新郎新婦様と幹事チーム、また会場とも連携をとりましょう。
定期的なミーティングや変更事項は口頭の確認だけでなく、議事録やメッセージなど書面で残して共有するのを意識してくださいね。
些細な変更でも報告・連絡・相談することで、認識のズレを防げます。

会場の予約を早めに取る

人気の会場はすぐに予約が埋まってしまうため、二次会の日程が決まり次第、できるだけ早く予約をすることが大切。
希望の場所や時間帯を確保するためにも、複数の候補をリストアップしておくと安心です。
早めに会場を予約しておけば、準備にも余裕を持って取りかかれます。

出欠の管理をしっかり行う

ゲストの出欠の把握は、二次会の準備全体に関わる重要な作業。
会場の規模や料理・ドリンクの手配、席次やゲーム内容＆景品の準備にも影響します。

返信期限を設け、期限が過ぎたら返信のない方のフォロー連絡も忘れずに行いましょう。
正確な人数を把握することで、無駄な出費や準備の混乱を防ぐことができます。

1回目の打ち合わせで決めること

1回目の打ち合わせでは、新郎新婦様と幹事チームで初めての顔合わせをして、二次会の方向性や基本的な内容を固めましょう。

二次会の雰囲気や会場、時間、予算、当日の役割など、全体の枠組みを決める段階です。
初回の打ち合わせは、結婚式の3〜4か月前に行うことが多いでしょう。

二次会の雰囲気

新郎新婦様に「どんな二次会にしたいか？」を尋ねて、フォーマル・カジュアルなど全体の雰囲気を話し合いましょう。
カジュアルなパーティーにするのか、落ち着いた大人の空間にするのかで、会場の選定や演出の方向性が変わってきます。
新郎新婦様の希望をふまえて、ゲストが楽しめる雰囲気を考えましょう。

招待客のリストアップと連絡

最初の打ち合わせでは、新郎新婦様に二次会へ招待したいゲストのリストアップをお願いしましょう。
ゲストのおおまかな人数を把握するのは、会場の選定にも関わるためです。
招待方法(SNSやWeb招待状など)や返信期日などもあわせて確認しましょう。

開催エリアや会場

結婚式場との距離や交通アクセス、予算や収容人数などを考慮して二次会の会場を選びましょう。
二次会専門の会場、レストラン、バーやカフェなどさまざまな選択肢があります。

ゲストの移動負担が少ない式場から近距離のエリアや、帰路に困らないよう駅に近いお店がおすすめ。
候補を2〜3箇所ピックアップして、空き状況を確認しましょう。

開催エリアが決まるとゲストへの案内もしやすくなり、移動やスケジュールも立てやすくなります。

開宴時間

二次会の開宴時間は、披露宴の終了時間とゲストの移動時間を考慮して設定しましょう。
披露宴から2時間ほど空けて二次会を開始するパターンが多いですが、披露宴の時間帯や終電の時間を考慮して決めてください。

開始までに余裕があると、準備やゲストの到着も落ち着いて対応できます。
貸切時間や準備を始めて良い時間、撤収時間も二次会の会場へ事前に確認するといいでしょう。

予算

予算を明確にすることで、会場選びや演出の内容も現実的に検討できます。
新郎新婦様の自己負担がどのくらいあるのか、会費でどれだけまかなうのかを決めておきましょう。

二次会には、以下のような費用がかかってきます。

全てを会費だけでまかなおうとすると、会費が高くなってしまうかもしれません。
地域により差がありますが、一般的に二次会の会費は5,000円〜10,000円ほどで設定されます。

当日の役割分担

当日は受付、司会、音響、会計、荷物の運搬など多くの業務があります。
幹事同士で事前に役割を決めておきましょう。
それぞれが自分の担当をしっかり把握して動けるようにしておきましょう。

2回目の打ち合わせで決めること

2回目の打ち合わせでは、1回目の打ち合わせで決まった方向性に向けて、具体的な二次会の中身の準備を進めます。
参加者が楽しめる演出や当日の流れに関する内容を話し合いましょう。
2回目の打ち合わせは、2〜3か月前に行われることが多いです。

余興や演出内容

余興や演出は、二次会の盛り上がりに欠かせません。
二次会の前半には、ウエディングケーキ入刀の演出を行うのが定番の流れ。

後半には、ビンゴや新郎新婦様に関するクイズ、ゲームなど余興の時間があります。
どんな内容にするか、新郎新婦様のご希望やゲスト層に合わせて選びましょう。

余興は誰が担当するか、必要な道具や準備物があるかも合わせて確認します。

タイムスケジュール

タイムスケジュールを作成することで、当日の進行がスムーズになります。
受付、乾杯、スピーチ、ゲームなど、各コンテンツにどれくらい時間を割くかを事前に決めておきましょう。
また途中で歓談を設けることで、進行に余裕が生まれ急なトラブルにも対応しやすくなります。

演出に必要なものの役割分担

余興や演出に使う景品や小道具は、早めに準備が必要です。
何が必要かリストアップし、それぞれ誰が準備するかを決めましょう。

買い出しや持ち込みの担当を明確にしておくことで、当日の忘れ物も防げます。
準備する物の管理表を作っておくと、全体の把握がしやすくなるでしょう。

BGM

BGMは、二次会の雰囲気づくりに欠かせない要素です。
受付や乾杯、ゲーム中、エンディングなどシーンごとに曲を決めておきましょう。

音源の形式や再生機器、音量なども確認しておくと安心です。
当日音響を操作する担当者を決め、再生タイミングのリストも作成しておきましょう。

最終打ち合わせで決めること

本番直前の最終打ち合わせでは、細かな確認事項をしっかり整理しておくことが成功のカギです。
ここまで打ち合わせで検討してきた内容を確定して、安心して本番を迎えるための準備を行いましょう。
最終打ち合わせは、2週間〜1か月前ごろまでに行うことが多いです。

荷物の搬入方法

当日に使用する荷物の搬入方法を事前に確認しておくことで、準備がスムーズに進みます。
会場の装花やウエルカムボードなどは、結婚式場から運びそのまま二次会に流用することも多いでしょう。

装飾品、景品、音響機器など誰が・いつ・どのように運ぶのかをきちんと決めておくことが重要。
車で搬入する場合の駐車場の有無や、会場の搬入口の場所も確認しましょう。

会費の管理方法

会費の集金・管理は、信頼できる人に任せるのが安心です。
誰が受付を担当し、二次会中はどのようにお金を保管するかを事前に決めておきましょう。

釣り銭の準備や、集金後の集計・精算方法も確認しておくと安心です。
トラブルを防ぐために、ゲストの名簿や鍵付きのボックスの用意がおすすめ。

人数変更の最終期日の確認

出席者の最終人数と、人数変更の締切日を必ず確認しましょう。
期日を過ぎるとキャンセル料が発生することもあるため、新郎新婦様や会場側と情報を共有し、正確に把握しておくことが大切です。
人数変更の期日は会場により異なりますが、二次会では10日〜1週間前の締切が多いでしょう。

撤収の手順

撤収作業は、スムーズに行うために事前の準備が欠かせません。
片付けを担当する人を決め、持ち帰る物、返却する物などをリスト化しておきましょう。

会場の使用時間内にきちんと終えられるよう、タイムスケジュールにも余裕を持たせることが大切です。
会場を最後に出る幹事さんは、忘れ物チェックも忘れずに。

二次会の打ち合わせ内容チェックリスト

本記事でご紹介した二次会の幹事さんが打ち合わせで決めるべき項目をチェックリストにまとめましたので活用してくださいね。

まとめ：打ち合わせをスムーズに進めて二次会を成功させよう

二次会を成功させるためには、幹事同士の打ち合わせをしっかり行い、準備内容や役割分担を明確にしておくことが大切。
打ち合わせのタイミングごとに決めるポイントを押さえておけば、当日までスムーズに準備できます。

本記事では、二次会の幹事が打ち合わせで決めるべき項目や上手く取り仕切るコツについてご紹介しました。
本記事を参考に、楽しく思い出に残る二次会を実現してくださいね。