結婚式場をキャンセルしたいときの伝え方｜上手い言い方とは

結婚式場をキャンセルしたい……考えたくはないことですが、ありえない話ではありません。
キャンセルが決まったら、キャンセル料金が変わるため早急に式場に連絡を入れましょう。
ここで大切なのは、結婚式のキャンセルを正しく伝えることです。

伝え方を間違えてしまうと、相手にきちんと伝わらず、式場側とトラブルになったり、思わぬ追加料金が発生することも。
結婚式のキャンセルは契約事項やお金にかかわるので、慌てず冷静に対処していくことが大切です。
今回の記事では、結婚式のキャンセルについての手順や伝え方をご紹介します。

仮契約した結婚式場をキャンセルするときのポイント

仮予約のキャンセルは、メールや電話の連絡だけでキャンセルできることがほとんどです。
その場合、どのようにキャンセル連絡をするのかを解説します。

仮契約の状態とは

仮契約とは、本契約前に希望の結婚式の日程を仮で押さえている状態のことをいいます。

この仮契約で気に入った式場を一時的に押さえます。そしてその期間中に、ふたりがどの式場で結婚式を挙げるかを考えたり相談する時間をとることができるのです。

どの式場にしようか迷ったときに、仮契約ができるのはとても助かりますね。

キャンセルしたい理由を整理する

仮予約のキャンセルを連絡する際、式場のプランナーからキャンセルの理由を聞かれることが多くあります。

その際、言いづらかったり、申し訳ない気持ちになりがちですが、理由を正直に伝えて問題ありません。

そしてキャンセルすることが決まり次第、すぐに連絡を入れることも大切です。
仮予約をキャンセルする理由の多くは下記の通り。

▼他の結婚式場に決めた

「他の結婚式場に決めた」というのが、一番分かりやすく明確なキャンセル理由です。
その場合は、他の式場で結婚式をしたい理由を伝えましょう。
厳かなチャペルで挙式をしたい、白で統一された披露宴会場に一目惚れしたなど、しっかりと思いを伝えることが大切ですね。

▼担当者に不信感がある

結婚式はプランナーさんと一緒につくり上げていくもの。
だからこそ会場の見学時は、案内をしてくれるプランナーさんの人柄や提案力などがとても重要です。
間違いや勘違いが多いと不安になり、そのことが式場に対しても信用がおけなくなることになります。
結婚式場はとても気に入ったのに、担当プランナーと残念ながら馬が合わないこともキャンセルの理由に。

ただ、気に入った結婚式場で結婚式をしたい気持ちが強いなら、プランナーを変更してもらうことも可能です。
また、式場によっては案内担当と打合せ担当が別のプランナーであるところもあります。
勇気を出して声を上げてみるのもひとつの方法ですね。

▼予算が合わない

結婚式場からの見積が自分たちの予算と合わないという理由でのキャンセルも多いです。
予算については、見学前に夫婦で話し合い、おおよその金額を決めておくことが大切。
プランナーさんの提案を全て受け入れてしまうのは危険です。
「私たちはこの予算で考えています。予算内でできるプランを組み立ててください。」と最初に言ってしまうのも良いでしょう。
式場側に見積の相談をしてみるのも良いです。

▼親の意向と合わない

両親との意向が合わないためにキャンセルする場合もあります。
自分たちと親の希望が異なり、親の決めた式場で行うことになったなど事情はさまざまです。
今でも、世間体を気にして豪華な式場を予約するという親は少なくありません。

▼契約したことを後悔している

ブライダルフェアでの営業に押されて契約したけれど、やっぱり辞めたいと後悔するプレ花嫁も最近増えています。
見学時に当日成約の割引があるとすすめられたり、希望の日取りが埋まると言われ契約を焦った結果、キャンセルする事例も。
この場合でも、契約書にサインして申込金を払った時点で本契約とみなされキャンセル料を請求されます。
次の結婚式場に申込む際は、特典に惑わされないよう慎重に判断しましょう。

理由をはっきり伝える

結婚式場のキャンセルを伝える際、曖昧な言い方をすると式場側からまだ契約の可能性があると捉えられます。
かえって営業をかけられてしまうケースも多いので、余計な労力をかけないためにも遠回しな表現は避けるべきです。
結婚式場の担当者は、少しでも契約の可能性があればかなり粘り強く説得を試みます。

そのため、キャンセルすると決めたのであれば「今回はキャンセルします」と、はっきりと意思を伝えることが重要です。
明確に断ることでそれ以上の余計なやりとりや営業を避け、スムーズに手続きできるでしょう。

電話で連絡するようにする

結婚式場のキャンセルを伝える際は、電話での連絡がおすすめです。
メールでもキャンセルは可能ですが、最終的に式場側から確認の電話連絡が入ることも少なくありません。
電話であればそのままスムーズに話を進められるので、キャンセル料が発生する場合でも煩わしさがないでしょう。

仮契約時のキャンセル料について

仮契約を行った際に支払いがなかった場合は、キャンセル料はかかりません。
支払いをした場合は、キャンセル料は支払額の一部もしくは全額です。

本契約した結婚式場をキャンセルするときのポイント

本契約後に新郎新婦が結婚式のキャンセルを決めたのであれば、式場側は止めることはできません。
決まった時点ですぐに連絡を入れます。

本契約の状態とは

本契約の状態とは、結婚式を正式に契約し、「この会場で結婚式をします」と予約を確定させた状態のことです。
申込金として費用の一部を支払い、具体的に結婚式の準備を進めている段階のことをいいます。

なるべく早く連絡する

キャンセルすることが決まったら、早いタイミングで式場に連絡を入れる必要があります。
挙式日が近づくにつれてキャンセル料が上がっていくため、1日でも早い連絡が必要です。
準備が進んでいるほど提携業者への連絡も必要になり手間が増します。
キャンセルをすることについては、新郎新婦でしっかりと話し納得し合ったうえで、迅速に行動することが大切です。

やむを得ない理由でも正直に言ってOK

挙式日が近づいてからのキャンセルは、契約したばかりの頃とは異なり、深刻な理由が多いものです。
しかし、婚約破棄、結婚式自体の取りやめ、病気やケガなどが理由でも、曖昧にぼかすよりはっきりと正直に伝えてみてください。
正直に伝えることで式場側も事情を把握しやすくなり、適切な対応を検討してくれます。

特に、結婚式を諦めきれないといった気持ちがある場合は、その思いを伝えることで別の解決策が提案されることも。
式場側もできれば結婚式を中止してほしくないため、延期や縮小、日程変更など柔軟に対応してくれる可能性は十分にありますよ。

本契約した結婚式場のキャンセル料

キャンセル料とは、式場側が行った準備に対して支払うもの。
式場や契約の内容によってキャンセル料金は様々で、さらにキャンセルする時期により変わります。

キャンセル料の目安と相場

本契約後に結婚式を中止するとキャンセル料金がかかります。
本契約時は契約金(10万円ほど)を払いますので、本契約直後のキャンセルはその金額がキャンセル料の相場です。

また、挙式当日が近くなり準備が進むほど、キャンセル料の金額は高くなります。
キャンセル料は申込時の契約書に記載があるので、そちらを参照してください。
「挙式日の10日前キャンセルで見積総額の80％」などの規定がありますが、式場毎に割合は異なります。

契約書の支払い方法を確認する

キャンセル料の支払方法は結婚式場によって異なり、結婚式場から指定された方法で支払うのが一般的です。
指定の銀行口座への振込のほかに、現金やクレジットカードなどでも支払える場合も。
前述のとおり、キャンセルする時期によってキャンセル料が変わります。
申込金がキャンセル料に充当されて支払いが終了か、その他の差額を振込むのか、早めに確認することが大切です。

本契約後にキャンセル料が発生する理由

本契約後にキャンセル料がかかるのは、段取りや衣裳、アイテムなど、結婚式の準備に対して費用がかかっているからです。
これには、業者へ発注したアイテムのキャンセル料、式場スタッフの人件費、その他かかった実費などが該当します。

結婚式場をキャンセルするときのメール例文

結婚式場の仮契約をキャンセルすることが決まった場合、その旨の連絡を入れなければなりません。
いくつか連絡方法はありますが、メールで連絡を入れるパターンが多いです。
メールなら送る前に何度も見直しができ、失礼のない文章が作れるので安心。

それでは実際に使えるメールの例文をご紹介します。

他の結婚式場に決めたとき

親の意向と合わないとき

希望の日程と合わないとき

見積もりについて交渉したいとき

結婚式場のキャンセルについてよくある質問

思わぬ出来事により、仕方なく結婚式のキャンセルを検討しているカップルもいることでしょう。
準備も整ってきたころに突然起こる不測の事態は、絶対に無いとは言い切れません。
ここでは結婚式場のキャンセルについてよくある質問を解説していきます。

Q.仮契約もしていない結婚式場からの連絡が多いときはどうすればいい？

A.しっかりとした態度で上手に断ることが重要です。

式場側は自分の式場を選んでほしいために、お客様に対してマメに連絡をして勧誘を行います。
この勧誘があまりにも多いとせっかくの幸せな気持ちが害され、迷惑になってしまうことも。
他の式場と比較したい、すぐに決められる金額ではない、ゆっくり時間をかけて決めたいなどと伝えると良いでしょう。

また、両親から反対されていると断るのも方法のひとつ。
式場に伝えたときに、親を説得するように言われた場合は、明らかにしつこい勧誘です。
その際は、他の式場を選ぶことも検討しましょう。

Q.身内に不幸があっても結婚式は開催する？

A.喪中の結婚式に対する考え方はいろいろありますが、多くは結婚式をキャンセルせずに延期する選択をしています。

結婚が決まってから身内に不幸が起きた場合、結婚式をしてもいいのか、キャンセルした方がいいのか悩むでしょう。
世間体にとらわれず、自分たちはどのように考え行動するのがよいか、両家で相談して決めると良いですね。

不幸が起こってしまったときの対応方法について詳しく紹介した記事もあるので、併せて参考にしてみてください。

Q.コロナが理由で延期するときもキャンセル料がかかる？

A.自然災害などやむを得ない事情でのキャンセル/延期に対しては、特別な措置を行っている式場も多いです。

コロナウイルスの感染拡大により、結婚式の延期を検討する人も大勢いました。
このような事態は、ふたりの力ではどうにもならないので、結婚式場のプランナーさんに相談することをおすすめします。
特殊な事情を鑑みて、通常のキャンセル料よりも安くなったり無料で延期対応することも。
結婚式を延期するのか、キャンセルするのかを伝え、日程や金額についてしっかりと打合せをすることが大事です。

結婚式を延期するときの注意点について解説した記事もあるので、併せて参考にしてみてください。

まとめ：キャンセル方法を知って理想の結婚式場で結婚式をあげよう

結婚式の本契約をしていても、キャンセルは可能です。
しかしキャンセルの方法や料金がかかることをしっかり理解しましょう。

特に、自分たちの力ではどうにもできない状況の場合、親身になって話を聞き、柔軟に対応してくれる会場も少なくありません。
万が一キャンセルの危機が迫ったとしても、救済策はきっとあります。決してあきらめないでください。

ふたりで悩まず、すぐに式場やプランナーさんに相談することが大切です。
そうすることで悩みはすっきりと解消され、素敵な結婚式を挙げることができるでしょう。