結婚式場が決まり打ち合わせが始まった新郎新婦様にとって、ウエディングプランナーとの相性はとても重要ですよね。
時にはウエディングプランナーと順調に打ち合わせが進まずに、プランナーを変更して欲しいと思うこともあるかもしれません。
大切な1日を任せるプランナーに不安を抱えたまま結婚式を迎えたくないですよね。
「途中でウエディングプランナーって変更できるの？」
「プランナー変更はどういう手順を踏めばいいの？」
「変更後のプランナーとの付き合い方を知りたい」
本記事では、ウエディングプランナーを途中で変更したい場合の理由や手順などをご紹介します。
新しいプランナーとの上手な付き合い方についてもご紹介してますので、前向きに打ち合わせを進める参考にしてくださいね。
実際にあるプランナーの変更理由
結婚式の打ち合わせ途中でウエディングプランナーの変更を希望するのは、しばしばあること。
新郎新婦様ごとに事情は異なりますが、プランナー変更を希望する理由としてよくあるパターンをご紹介します。
理由によっては変更できないこともあるので、ご自身の状況と照らし合わせて参考にしてください。
ミスが多い
打ち合わせで伝えた内容が反映されていなかったり、日付や名前を間違えるなどのミスが続くと、不安を感じてしまいますよね。
人間なのでミスは誰にでもありますが、何度も同じことが起こると信頼関係にも影響が出てくるでしょう。
目に余るほどのミスがあったり、重大なミスがある場合には、プランナー変更を検討してみては。
小さなミスであれば、まずは丁寧に伝えて改善をお願いしてみましょう。
安心して任せられない
他のスタッフとの説明に食い違いがあったり、約束したことが守られないなど、誠実さに欠ける対応があると不安になりますよね。
背景には、誤解や他のスタッフの伝達ミスがあるかもしれません。
まずは冷静に事実を確認し、改善の余地があるか見極めることが大切です。
事実を確認した上で、やはり担当プランナーに安心して結婚式を任せられないと感じる場合には、変更を希望しましょう。
言葉使いが悪い
丁寧な接客が求められるブライダル業界では、言葉遣いや礼儀の欠けた態度が気になる場合もあるでしょう。
ただし、一度の失言や無礼な態度ですぐにプランナーを変更してもらえるとは限りません。
敬語の使い方が少し間違っていただけなど些細なミスは式場の責任者に状況を伝え、本人に改善を促してもらいましょう。
態度が変わらない場合には、正式にプランナー変更をお願いする流れになります。
伝えることが本人の接客態度の改善にもつながるため、小さな不満でも貯め込まずに伝えて良いでしょう。
レスが遅い
連絡をしても返信が遅かったり、約束した返答が忘れられていたりすると不安になりますよね。
ただし、プランナーは平日がお休みのことも多く、返信までに時間がかかる場合もあります。
プランナーのお休みを確認したり、約束に対して「いつ頃お返事いただけますか？」と期限を確認して伝えるのがポイント。
それでもレスポンスの遅さが改善されない場合には、他のプランナーへ変更してもらうのが安心です。
性格が合わない
人間関係には、どうしても相性の良し悪しがあるものです。
たとえばマイペースなプランナーと、効率よく進めたい新郎新婦様ではペースが合わないことも。
どのような部分が合わないのか冷静に考え、おふたりが希望する進め方を率直に伝えてみましょう。
話し合いで歩み寄れることも多くあります。
どうしても性格が合わないと感じる場合は、感情的にならず「相性の問題」として丁寧に変更を申し出ましょう。
ベテランの人がよかった
一生に一度の結婚式を任せるなら、経験豊富なプランナーにお願いしたいと思うのは自然なことです。
ただし、ベテランでも最初は新人だったことを忘れてはいけません。
新人が成長できる環境も必要なため、担当プランナーが新人だからという理由だけではプランナーを変更するのは難しいケースも。
新人プランナーでも上司やサブ担当者がついてサポートしてくれる体制が整っているかが大切です。
担当のプランナー1人ではなく、式場全体で信頼できる環境づくりをお願いしてみましょう。
提案が少ない
担当プランナーからの提案が少ないと「もっとアイデアを出してほしい」と感じるかもしれません。
プランナーはおふたりの想いを尊重してあえて提案を控えめにしていたり、おふたりの希望を明確に捉え切れてない場合も。
おふたりの希望や方向性を明確に伝えて共有することで、プランナーからの提案の幅が広がることも多いです。
要望を伝えても提案が少ない場合には、プランナー変更をお願いする選択も必要でしょう。
当日現場にいてほしい
会場のシステムによっては、打ち合わせ担当者と当日の現場スタッフが異なる場合もあります。
「打ち合わせを重ねてきた担当プランナーに当日もそばにいてほしい」と思うのは当然のこと。
ただし、人気の季節やお日柄ではプランナーがすでに別の結婚式を担当していることもあります。
プランナーの人数にも限りがあり、希望をすべて叶えられないケースも。
システムやスケジュール上の制約を確認し、柔軟な対応をお願いするのが現実的です。
プランナー変更の手順
プランナーを変更したいと思っても、「どう伝えればいいのか」「トラブルにならないか」と悩む方は多いでしょう。
大切なのは、感情的にならず冷静に伝えること。
ここでは、プランナー変更を希望するときに踏むべき手順を順番にご紹介します。
1.担当者が変われば解決する問題か確認する
第一に、プランナーを変えれば本当に解決する問題なのかを整理しましょう。
ミスや連絡漏れなどは、単なる誤解や忙しさが原因のこともあります。
責任者に伝えて改善をお願いして、一度様子を見るのも大切。
相性の問題や信頼を失う対応が続く場合には、変更を検討してOKです。
一時の感情で決めるのではなく冷静に判断することで、不要なトラブルを避けられるでしょう。
2.結婚式場に連絡する
プランナー変更を希望する際は、まず結婚式場に直接連絡しましょう。
メールではなく、電話で話す方がおふたりの想いが伝わりやすいです。
「プランナー変更について相談したい」と伝え、責任者との面談の時間を設けてもらいましょう。
直接会って話すことで、誤解や感情のすれ違いを防げます。
3.責任者に変更したい旨を伝える
変更の希望は、担当プランナー本人にではなく、式場の責任者や支配人に伝えましょう。
直接本人に話すと感情的なトラブルになりやすいためです。
変更理由は「不安を感じている」「相性が合わない」など、柔らかい表現で伝えるとスムーズ。
プランナー変更後もおふたりの結婚式の打ち合わせは続きます。
式場との信頼関係を保ちつつ、責任者を通して冷静かつ誠実な伝え方を意識しましょう。
新しい担当プランナーに変わったときのポイント
担当プランナーが変わると、最初は少し不安を感じるかもしれません。
新しい担当者との関係づくり次第で、結婚準備をよりスムーズに進められるでしょう。
ここでは、プランナー変更後の打ち合わせで意識したいポイントを解説します。
引き継ぎができているかチェックする
新しいプランナーに変わった後は、前任プランナーからの引き継ぎ内容を必ず確認しましょう。
打ち合わせの履歴や決定事項が漏れていないかチェックしておくと安心です。
万が一引き継がれていない内容があったとしても、前の担当プランナーを責めるのに時間を費やすのはもったいないです。
「今のタイミングで新しいプランナーに伝えられて良かった」と前向きに捉えるのがポイント。
気持ちを切り替えて、せっかくの結婚式の打ち合わせなので楽しんでくださいね。
初めに要望を伝えておく
新しいプランナーとの初回打ち合わせでは、これまでの経緯や希望をしっかり伝えましょう。
すでに前任のプランナーに伝えたことでも、もう一度新しい担当者に伝え直すのがおすすめ。
「こういう雰囲気で進めたい」「連絡は早めがいい」など、おふたりの言葉で直接伝えるとニュアンスが伝わりやすいでしょう。
細かな要望も最初に共有しておくことで、お互いに気持ちよく進められます。
不満だったポイントを踏まえて接する
前任のプランナーとの間で不満があったポイントは、同じことが繰り返されないように意識しましょう。
ただし、不満だけを伝えると、新しいプランナーも緊張してこわばってしまうかもしれません。
「これはNGだけど、こうしてもらえると助かります」とやってほしいことを具体的に伝えるのが大切。
前向きに伝えることで、新しいプランナーに「一緒に良い結婚式をつくりたい」と感じてもらえます。
まとめ：伝え方を工夫してプランナーを変更しよう
ウエディングプランナーの変更は、決して珍しいことではありません。
不安や不満を我慢するよりも、早めに相談する方が結果的に良い方向に進むことも多いでしょう。
本記事では、結婚式の打ち合わせ期間中にプランナー変更を希望する場合の理由や伝え方をご紹介しました。
大切なのは、良い結婚式を作りたいという想いを共有してもらうこと。
プランナーを変更してもらった後に、新しいプランナーとの信頼関係の築き方についても説明しました。
相性の良いプランナーと出会って、結婚式の準備もより前向きに進めていきましょう。
