結婚式二次会の受付は、会費の管理やゲストの案内を担う重要な役割です。
受付で混乱が起きると、ゲストに迷惑がかかったり二次会の進行全体に影響したりするので、万全の準備で臨みたいところ。
「二次会の受付に必要な物を知りたい。」
「二次会の受付の流れは？」
「二次会でトラブルが起きたら受付係はどのように対応すればいいの？」
本記事では、受付に必要な持ち物や準備の流れ、当日の対応方法を分かりやすく解説します。
本記事を読めば、受付の基本から注意点まで把握でき、安心して役割を果たせるでしょう。
二次会の受付の事前準備
二次会の受付係を頼まれたら、まず最初に把握しておくべき点がいくつかあります。
新郎新婦様との連携や持ち物の確認、他の幹事との情報共有など、準備段階で整えておくことを整理しましょう。
新郎新婦に仕事内容を確認する
まずは新郎新婦様に、受付で期待されている具体的な役割を詳しく確認しましょう。
「二次会の受付」を新郎新婦様がどのように想定しているかで微妙に仕事の範囲が変わってくるからです。
会費や名簿のチェック・会場での案内など、受付が主で行う部分と幹事さんと連携しながら進める部分を確認しておきましょう。
新郎新婦様が二次会の運営をすべて幹事さんにお任せしている場合は、幹事さんとの情報共有がとても重要です。
必要なものと誰が用意するのかを確認する
受付で必要な物をリストアップして、誰が用意するかを明確にします。
ゲスト名簿やクリップボード、ペン、釣り銭、金庫ボックスなど最低限必要なものを洗い出しましょう。
会場側が用意してくれるものと、幹事が用意するものを分けて確認しておくと混乱しません。
他の幹事と連絡を取る
他の幹事さんと情報を共有しておくことが、受付運営の成功につながります。
受付係が会場入りする時間や受付以外の幹事さんの動き、緊急連絡先などを共有しましょう。
連絡手段はSNSメッセージやメールで記録を残しておくと、トラブルを避けられます。
二次会の受付に必要なもの
二次会の受付では、会費の受け取りや名簿の確認など、お金と人数を正確に管理することが求められます。
名簿や筆記用具だけでなく、会費管理に必要な鍵をかけられる金庫ボックスや釣り銭なども欠かせません。
忘れ物がないように事前に受付で必要な物のチェックリストを作っておくのがおすすめ。
スムーズに二次会の受付を行うために必要なアイテムをご紹介しますので、基本を押さえましょう。
ゲスト名簿
ゲスト名簿は受付の最も重要なアイテム。
個人情報を含む書類なので、紙1枚ではなくクリップボードやファイルにまとめて取扱いましょう。
出欠のチェックや会費の受け取り記録に欠かせず、人数や金額に誤差が出た場合の確認資料にもなります。
記載漏れや紛失がないよう、受付時に誰がチェックを入れるのか事前に決めておいてください。
ゲストの人数が多い二次会ほど、正確で分かりやすい名簿を準備しておくことが成功のカギ。
新郎側・新婦側に分けてあいうえお順で並べた名簿があると、素早くゲストの名前を見つけることができて、おすすめです。
筆記用具
出席リストにチェックを入れたり、必要なメモを残したりするため、筆記用具も必須アイテム。
たとえばゲストから遅れる旨の連絡が入った場合や、新郎新婦様へのプレゼントを預かる場面でも役立ちます。
予備を含めて複数本用意しておくと、急なトラブルにも落ち着いて対応できるでしょう。
使いやすいペンを選んで、色違いや太さ違いを用意すると便利です。
また荷物に札を貼ったり、一時的なメモを残したりする際にも便利。
ボールペンや付箋など、最低限の文具を受付に置いておくとスムーズに対応できます。
お釣り
会費を受け取る際に、お釣りを渡さないといけない場面も少なくありません。
お釣りが不足すると受付が滞り、後の進行にも影響が出てしまいます。
受け渡しの際に混乱しないよう、種類ごとに分けて保管できるコインケースを準備するとスムーズ。
会費の設定にもよりますが、お釣り用に千円札や500円玉を多めに準備してください。
たとえば会費が7,000円でゲスト50名の場合、1万円札で支払うゲストには3,000円のお釣りが必要です。
千円札を30枚ほど用意しておくと安心でしょう。
ただし、5千円札と千円札2枚で支払う方や、千円札を7枚用意する方もいるので、全員分のお釣りまで準備する必要はありません。
事前に銀行などで両替をしておきましょう。
集金箱
集めた会費を安全に管理するために、鍵付きの集金箱を用意しましょう。
目立ちにくく持ち運びやすいデザインを選ぶと安心。
大量の小銭が出る場合は、仕分けができるコインケースを併用すると便利です。
大きな額である会費を失くすと大変なので、必ず専用の集金箱を用意してください。
また、鍵の管理を誰が行うか事前に決めておくと、当日のトラブルを防げます。
受付を終了した後の金庫の取り扱いや幹事さんへの受け渡しタイミングも事前に確認しておきましょう。
受付サインなど装飾
二次会の受付スペースを華やかにし、ゲストを温かく迎えるのがウェルカムグッズ。
両家名の入った受付サインや新郎新婦様のウェルカムボードを置くと、ゲストが迷わず到着できます。
写真映えにもつながるため、新郎新婦様の雰囲気に合わせて準備すると喜ばれるでしょう。
披露宴で使ったウェルカムボードやメインテーブルの装花を運んで二次会でも利用するケースもあります。
結婚式場から二次会の会場へ運搬する方法や担当者を事前に決めておいてください。
また新郎新婦様の座るメインテーブルには装花などの装飾があると良いでしょう。
ただし必須ではなく、予算や雰囲気に応じて準備すれば大丈夫です。
装飾がなくても受付は成立するため、無理に用意する必要はありません。
ビンゴカード等
ビンゴカードなどゲームや演出で必要なグッズは、受付で配布する場合があります。
グッズを配りながら1人ずつに説明をすると時間がかかるため、内容をまとめた案内文をボードに貼り出しておくとスムーズ。
必要数の確認と予備の用意も忘れないようにしましょう。
受付開始の前に準備すること
受付をスムーズに行うためには、当日の直前準備が欠かせません。
受付同士の役割を決め、会場の動線を把握しておくと安心です。
事前に幹事と確認を重ねれば、イレギュラーな対応にも落ち着いて臨めるでしょう。
役割分担する
受付は2人以上で対応するのが基本。
1人が名簿を確認し、もう1人が会費を受け取るなど、業務を分担すると効率的に進みます。
曖昧な分担は混乱を招くため、開始前に必ず「誰が何を担当するか」を確認しておきましょう。
役割を分担することで、余裕を持った対応が可能になります。
セッティングする
受付は開始時刻の30分前を目安に会場入りして、ゲスト名簿や釣り銭、ウエルカムグッズを整えます。
入口から見えやすいところに受付サインやウエルカムボードをセッティングしましょう。
受付テーブルの上が雑然としていると渡し忘れや記録漏れが発生しやすくなるので、綺麗に整えてください。
受付が流れ作業のように進められる導線を意識して配置するとスムーズです。
たとえば、お名前を確認する名簿は入口側に置き、チェックを終えたら横へスライドして会費を受け取るようにします。
横並びで配置することで、同時に2名の出欠と会費の受け取りが行えて、受付が混雑しにくいでしょう。
受付は出入口付近で行うため、書類やカードが飛ばないように重しやクリップで固定するのも忘れずに。
必ずゲストが来る前にセッティングを済ませ、一度ゲストの動きをシミュレーションしてみると良いでしょう。
また、受付が始まると途中で席を外しにくいため、トイレやご自身の身支度も済ませておくと安心です。
ゲストを迎える準備を万全にしておくと、落ち着いて受付の役割に取りかかれます。
会場のレイアウトを確認する
受付を始める前に、会場のレイアウトを把握しておきましょう。
お手洗いやクローク、喫煙スペースの位置を確認し、ゲストに聞かれたらご案内できるようにしてください。
ただし、会費を取り扱っているため席を外すのは望ましくありません。
ゲストには口頭で場所を説明できるようにしましょう。
スムーズな対応は、ゲストに安心感を与えるだけでなく、受付係の信頼につながります。
幹事と最終チェック
当日の直前に幹事と最終確認を行いましょう。
会費の設定金額、配布物の有無、案内が必要な演出があるかなどを確認します。
受付がセッティングできたら、幹事にも一度チェックしてもらうと良いでしょう。
幹事との連携は、受付を成功させるための大きなポイント。
受付中の流れ
ゲストが到着し始めたら、名簿の確認と会費の受け取りを行います。
受付係にとって開宴までの時間が最も重要で、この時間帯を上手く回せるかがポイント。
受付中はゲストを迎え入れるだけでなく、名簿の確認や会費の管理、会場内のご案内まで意外と多くの作業を同時に行います。
混乱せずに一つずつ丁寧に対応できるように、大まかな流れを理解しましょう。
1.ゲストを受付に誘導する
入口付近で迷うゲストには声掛けを行い、受付へと案内します。
受付の列が長くなる場合は、「会費をお手元にご用意ください」と伝えるとスムーズ。
受付は二次会で一番最初にゲストをお迎えする場所なので、声をかける際は笑顔を忘れず、明るい雰囲気づくりを心掛けましょう。
2.挨拶して名簿をチェックする
受付ではまず一言「本日はお越しいただき、ありがとうございます」とご挨拶しましょう。
挨拶に続いてお名前を伺い、名簿から探したら『出席』にチェックを入れてください。
混雑しやすい時間帯だからこそ、笑顔で丁寧な声かけを意識しましょう。
焦らず落ち着いてチェックすることが、人数管理の正確さにつながります。
受付係が複数名いる場合は、名簿チェックの担当と会費受け取りの担当など役割を分けるとスムーズです。
3.会費を預かる
会費の金額を改めてお伝えし、正確に受け取るようにしましょう。
お釣りの管理は落ち着いて行い、渡し間違いを防ぐことが大切です。
忙しい時間帯は受付同士で声掛けしてミスを減らしましょう。
お釣りが必要な場合はしっかり数えて渡してください。
会費を受け取ったら必ず名簿に記録を残しましょう。
正しい管理が会費トラブルの防止につながります。
4.配布物を渡す
ビンゴカードやプログラム・おふたりのプロフィール表など、必要な配布物があれば受付で一緒にお渡しします。
渡すものが多い場合は、役割を分けて対応しましょう。
また机の手前に置いておいて、ゲストに1部ずつ取ってもらうスタイルでもOK。
その際には会費を受け取る場所よりも少し横にズレて設置すると、受付の混雑が避けられておすすめです。
5.誘導する
受付後はゲストを会場内へと誘導しましょう。
受付を済ませた後の流れや座席情報を簡潔に伝えると、ゲストも動きやすくなります。
受付係は会費の管理も任されているため、案内は会場スタッフや幹事と連携しながら行うとスムーズ。
丁寧に声をかけ、会場内への移動は幹事やスタッフにお任せして笑顔で送り出すことがポイントです。
集めた会費を置いたまま、受付が無人になることが決してないように注意してくださいね。
受付終了したらやること
受付が終わった後も、人数確認や会費管理など重要な作業が残っています。
最後まで気を抜かずに対応することが、二次会の成功につながるでしょう。
受付スペースの片付け
受付終了後は使用した物品を整理して片付けます。
会場から借りた物は会場へ、ゲスト名簿や会費は幹事さんへ、ビンゴカードの残りは司会者さんへなど仕分けしましょう。
特に重要なのが、お金の取扱いです。
釣り銭の残額や受け取った会費に不足がないかを確認し、金額をメモにまとめて幹事さんに引き継ぎましょう。
人数を幹事に報告
受付名簿に基づき、出席人数を幹事へ報告しましょう。
予定人数との差異がある場合は、その場で確認が必要です。
遅れてくるゲストがいる場合は、何時頃に何名来る予定なのか分かる範囲で幹事に伝えることが大切。
遅れて到着した方の受付も、受付係が責任を持って対応しましょう。
正しい人数の把握は、二次会の進行や演出準備を円滑に行うために重要です。
会費の集計と誤差の確認
受付が終わったらすぐに一次集計を行い、全体の金額と人数に誤差がないかを確認します。
後ほど新郎新婦様や幹事に報告できるよう、お札を10枚ずつの束などに整えた状態でまとめておきましょう。
集めた会費に小銭が多い場合には、ミスを防ぐためにも2人以上で確認すると効率的です。
集計した内容はメモや一覧にまとめ、新郎新婦さまや幹事長さんに渡します。
大切なお金を扱う場面なので、慌てず丁寧に進めることがスムーズな報告につながります。
万が一人数は合うのに金額が違うなどの不一致があれば、早めに幹事さんに情報共有しましょう。
二次会の最中に誤差が見つかれば受付記録を見直したりゲストに直接確認ができ、原因を早めに突き止められます。
たとえば、会費を払う前に幹事さんがトイレに案内してしまった方がいたなど、情報共有することで原因が分かるかもしれません。
二次会の終了後には再度、落ち着いた環境で最終的な集計を行いましょう。
会費を保管する
集計後の会費は、安全に保管しなければなりません。
鍵付きの集金箱や金庫に収納し、速やかに幹事へ引き渡しましょう。
個人が持ち歩いたり、その場に放置したりするのは危険です。
最後まで責任を持って管理することが重要。
受付で対応すること
受付ではゲストからの質問や、想定外のトラブルが発生することもあります。
あらかじめ対応をイメージしておけば、落ち着いて案内できるでしょう。
分からない点は無理に答えず幹事さんや会場スタッフに確認してから案内してください。
落ち着いて丁寧に伝えることで、ゲストの不安を和らげられます。
飛び入りゲストへの対応
名簿にない飛び入りの参加者が現れたら、まず幹事に確認しましょう。
会費を支払ってもらうべきかどうか、新たに椅子を追加できるか、料理を手配できるかといった点も幹事の判断が必要です。
受付係が独断で判断せず、笑顔で丁寧に対応しつつ幹事の指示を仰ぎましょう。
遅れてくるゲストへの対応
受付終了時にまだ来ていないゲストがいる場合は、名簿にチェックを残しておきます。
遅れて到着した場合に備えて、誰が対応するかを決めておくと良いでしょう。
幹事さんと情報共有して、到着時の案内や会費徴収が滞りなく行えるようにします。
欠席扱いにするかどうかの判断は、新郎新婦様と相談して決めましょう。
会費を忘れたゲストへの対応
もしかしたら会費を忘れてしまうゲストがいるかもしれません。
後日支払いにする、現金以外の方法を案内するなど、事前に幹事と対応方法を検討しておくとスムーズでしょう。
受付係だけで判断せず必ず幹事と相談しつつ、ゲストが安心できるように声をかけてくださいね。
席への案内
二次会では受付の際に、ゲストから席を尋ねられることもあります。
自由席の場合もあれば、あらかじめ席が決まっている場合やグループごとにテーブルが割り当てられている場合もあるでしょう。
受付名簿にテーブル番号まで記載しておくと、質問された時に案内がスムーズです。
受付係は落ち着いて、笑顔で丁寧に案内し、ゲストが迷わないよう配慮しましょう。
演出の案内
二次会に参加型の演出がある場合、受付で説明することがあります。
たとえばビンゴカードを配ったり、チェキで写真を撮影したり、メッセージカードの記入をお願いするなど声かけをしましょう。
ルールや流れを簡潔に伝え、ゲストが安心して楽しめる環境を整えてくださいね。
まとめ：スムーズな二次会は受付から
結婚式二次会の受付は、会費の管理や人数確認、ゲストの案内まで大切な役割を担います。
必要な物を準備し、役割分担や幹事との連携を明確にしておくことで、当日の混乱を防げるでしょう。
本記事では、二次会の受付で必要なアイテムや受付の流れ、トラブル対応など受付係の心得の全てをまとめました。
幹事との連携方法なども具体的に紹介しましたので、参考にしてくださいね。
受付係をスムーズにこなせると、ゲストはもちろんご自身も二次会を楽しむ余裕が生まれるでしょう。
