結婚式二次会の受付は、会費の管理やゲストの案内を担う重要な役割です。
受付で混乱が起きると、ゲストに迷惑がかかったり二次会の進行全体に影響したりするので、万全の準備で臨みたいところ。
「二次会の受付に必要な物を知りたい。」
「二次会の受付の流れは？」
「二次会でトラブルが起きたら受付係はどのように対応すればいいの？」
本記事では、受付に必要な持ち物や準備の流れ、当日の対応方法を分かりやすく解説します。
本記事を読めば、受付の基本から注意点まで把握でき、安心して役割を果たせるでしょう。
二次会の受付に必要なもの
二次会の受付では、会費の受け取りや名簿の確認など、お金と人数を正確に管理することが求められます。
スムーズに二次会の受付を行うために必要なアイテムをご紹介しますので、基本を押さえましょう。
ゲスト名簿
ゲスト名簿は受付の最も重要なアイテム。
出欠のチェックや会費の受け取り記録に欠かせず、人数や金額に誤差が出た場合の確認資料にもなります。
ゲストの人数が多い二次会ほど、正確で分かりやすい名簿を準備しておくことが成功のカギ。
新郎側・新婦側に分けてあいうえお順で並べた名簿があると、素早くゲストの名前を見つけることができて、おすすめです。
筆記用具
出席リストにチェックを入れたり、必要なメモを残したりするため、筆記用具も必須アイテム。
たとえばゲストから遅れる旨の連絡が入った場合や、新郎新婦様へのプレゼントを預かる場面でも役立ちます。
また荷物に札を貼ったり、一時的なメモを残したりする際にも便利でしょう。
ボールペンや付箋など、最低限の文具を受付に置いておくとスムーズに対応できます。
お釣り
会費を受け取る際に、お釣りを渡さないといけない場面も少なくありません。
お釣りが不足すると受付が滞り、後の進行にも影響が出てしまいます。
会費の設定にもよりますが、お釣り用に千円札や500円玉を多めに準備してください。
たとえば会費が7,000円でゲスト50名の場合、1万円札で支払うゲストには3,000円のお釣りが必要です。
ゲストの半数にお釣りが要ると仮定して、千円札を30枚ほど用意しておくと安心でしょう。
ただし、5千円札と千円札2枚で支払う方や、千円札を7枚用意する方もいるので、全員分のお釣りまで準備する必要はありません。
事前に銀行などで両替をしておきましょう。
集金箱
集めた会費を安全に管理するために、鍵付きの集金箱を用意しましょう。
目立ちにくく持ち運びやすいデザインを選ぶと安心。
大量の小銭が出る場合は、仕分けができるコインケースを併用すると便利です。
大きな額である会費を失くすと大変なので、必ず専用の集金箱を用意してください。
受付サインなど装飾
両家名の入った受付サインや新郎新婦様のウェルカムボードを置くと、ゲストが迷わず到着できます。
また新郎新婦様の座るメインテーブルには装花などの装飾があると良いでしょう。
ただし必須ではなく、予算や雰囲気に応じて準備すれば大丈夫です。
装飾がなくても受付は成立するため、無理に用意する必要はありません。
披露宴で使ったウェルカムボードやメインテーブルの装花を運んで二次会でも利用するケースもあります。
受付開始の前に準備すること
受付をスムーズに行うためには、当日の直前準備が欠かせません。
受付同士の役割を決め、会場の動線を把握しておくと安心です。
事前に幹事と確認を重ねれば、イレギュラーな対応にも落ち着いて臨めるでしょう。
役割分担する
受付は2人以上で対応するのが基本。
1人が名簿を確認し、もう1人が会費を受け取るなど、業務を分担すると効率的に進みます。
曖昧な分担は混乱を招くため、開始前に必ず「誰が何を担当するか」を確認しておきましょう。
役割を分担することで、余裕を持った対応が可能になります。
セッティングする
入口から見えやすいところに受付サインやウエルカムボードをセッティングしましょう。
受付テーブルには名簿、筆記用具、集金箱、お釣り、配布物など必要なアイテムを整えます。
受付テーブルの上が雑然としていると、渡し忘れや記録漏れが発生しやすくなるでしょう。
ゲストの導線を考えて配置することが、受付をスムーズに進めるポイント。
必ずゲストが来る前にセッティングを済ませ、一度ゲストの動きをシミュレーションしてみると良いでしょう。
会場のレイアウトを確認する
受付を始める前に、会場のレイアウトを把握しておきましょう。
お手洗いやクローク、喫煙スペースの位置を確認し、ゲストに聞かれたらご案内できるようにしてください。
ただし、会費を取り扱っているため席を外すのは望ましくありません。
ゲストには口頭で場所を説明できるようにしましょう。
スムーズな対応は、ゲストに安心感を与えるだけでなく、受付係の信頼につながります。
幹事と最終チェック
当日の直前に幹事と最終確認を行いましょう。
会費の設定金額、配布物の有無、案内が必要な演出があるかなどを確認します。
受付がセッティングできたら、幹事にも一度チェックしてもらうと良いでしょう。
幹事との連携は、受付を成功させるための大きなポイント。
受付中の流れ
受付中はゲストを迎え入れるだけでなく、名簿の確認や会費の管理、会場内のご案内まで意外と多くの作業を同時に行います。
混乱せずに一つずつ丁寧に対応できるように、大まかな流れを理解しましょう。
1.ゲストを受付に誘導する
入口付近で迷うゲストには声掛けを行い、受付へと案内します。
受付の列が長くなる場合は、「会費をお手元にご用意ください」と伝えるとスムーズ。
受付は二次会で一番最初にゲストをお迎えする場所なので、声をかける際は笑顔を忘れず、明るい雰囲気づくりを心掛けましょう。
2.挨拶して名簿をチェックする
受付ではまず一言「本日はお越しいただき、ありがとうございます」とご挨拶しましょう。
挨拶に続いてお名前を伺い、名簿から探したら『出席』にチェックを入れてください。
焦らず落ち着いてチェックすることが、人数管理の正確さにつながります。
3.会費を預かる
会費は両手で丁寧にお預かりしましょう。
その場で金額を確認し、確実に受け取ることが大切です。
お釣りが必要な場合はしっかり数えて渡してください。
会費を受け取ったら必ず名簿に記録を残しましょう。
正しい管理が会費トラブルの防止につながります。
4.配布物を渡す
ビンゴカードやプログラム・おふたりのプロフィール表など、必要な配布物があれば受付で一緒にお渡しします。
渡すものが多い場合は、役割を分けて対応しましょう。
また机の手前に置いておいて、ゲストに1部ずつ取ってもらうスタイルでもOK。
その際には会費を受け取る場所よりも少し横にズレて設置すると、受付の混雑が避けられておすすめです。
5.誘導する
受付が済んだゲストを会場内の席や待機スペースにご案内します。
ご案内は会場スタッフや幹事と連携しながら行うとスムーズ。
受付係は丁寧に声をかけ、会場内への移動は幹事やスタッフにお任せして笑顔で送り出すことがポイントです。
集めた会費を置いたまま、受付が無人になることが決してないように注意してくださいね。
受付終了したらやること
受付が終わった後も、人数確認や会費管理など重要な作業が残っています。
最後まで気を抜かずに対応することが、二次会の成功につながるでしょう。
人数を幹事に報告
受付名簿に基づき、出席人数を幹事へ報告しましょう。
予定人数との差異がある場合は、その場で確認が必要です。
遅れてくるゲストがいる場合は、何時頃に何名来る予定なのか分かる範囲で幹事に伝えることが大切。
遅れて到着した方の受付も、受付係が責任を持って対応しましょう。
正しい人数の把握は、二次会の進行や演出準備を円滑に行うために重要です。
会費の集計と誤差の確認
受付が終わったらすぐに一次集計を行い、全体の金額と人数に誤差がないかを確認します。
集めた会費に小銭が多い場合には、複数人で確認作業を行うと効率的。
二次会の最中に誤差が見つかれば受付記録を見直したりゲストに直接確認ができ、原因を早めに突き止められます。
二次会の終了後には再度、落ち着いた環境で最終的な集計を行いましょう。
会費を保管する
集計後の会費は、安全に保管しなければなりません。
鍵付きの集金箱や金庫に収納し、速やかに幹事へ引き渡しましょう。
個人が持ち歩いたり、その場に放置したりするのは危険です。
最後まで責任を持って管理することが重要。
受付で対応すること
受付ではゲストからの質問や、想定外のトラブルが発生することもあります。
あらかじめ対応をイメージしておけば、落ち着いて案内できるでしょう。
飛び入りゲストへの対応
名簿にない飛び入りの参加者が現れたら、まず幹事に確認しましょう。
会費を支払ってもらうべきかどうか、新たに椅子を追加できるか、料理を手配できるかといった点も幹事の判断が必要です。
受付係が独断で判断せず、笑顔で丁寧に対応しつつ幹事の指示を仰ぎましょう。
会費を忘れたゲストへの対応
もしかしたら会費を忘れてしまうゲストがいるかもしれません。
後日支払いにする、現金以外の方法を案内するなど、事前に幹事と対応方法を検討しておくとスムーズでしょう。
受付係だけで判断せず必ず幹事と相談しつつ、ゲストが安心できるように声をかけてくださいね。
席を質問されたら
二次会では受付の際に、ゲストから席を尋ねられることもあります。
自由席の場合もあれば、あらかじめ席が決まっている場合やグループごとにテーブルが割り当てられている場合もあるでしょう。
受付名簿にテーブル番号まで記載しておくと、質問された時に案内がスムーズです。
受付係は落ち着いて、笑顔で丁寧に案内し、ゲストが迷わないよう配慮しましょう。
演出の案内
二次会に参加型の演出がある場合、受付で説明することがあります。
たとえばビンゴカードを配ったり、チェキで写真を撮影したり、メッセージカードの記入をお願いするなど声かけをしましょう。
ルールや流れを簡潔に伝え、ゲストが安心して楽しめる環境を整えてくださいね。
まとめ：スムーズな二次会は受付から
結婚式二次会の受付は、会費の管理や人数確認、ゲストの案内まで大切な役割を担います。
必要な物を準備し、役割分担や幹事との連携を明確にしておくことで、当日の混乱を防げるでしょう。
本記事では、二次会の受付で必要なアイテムや受付の流れ、トラブル対応など受付係の心得の全てをまとめました。
幹事との連携方法なども具体的に紹介しましたので、参考にしてくださいね。
受付係をスムーズにこなせると、ゲストはもちろんご自身も二次会を楽しむ余裕が生まれるでしょう。
