結婚式の送迎バスの案内状はどうすればいい？ 例文や付箋の入れ方

結婚式場が駅から遠い場合など、送迎バスの利用を検討する方も多いでしょう。
喧騒から離れた非日常的な結婚式場ほどアクセスが悪かったりするものです。
アクセスが悪い結婚式場の場合、式場側で送迎バスを用意していることも。

同じエリアから来る遠方ゲストがいる場合も乗合バスを手配することでおもてなしになります。
しかし気になるのはゲストへの案内の仕方やバスの手配方法ではないでしょうか。

「バスを手配するときの注意点は？」
「ゲストへの案内状はどう書くの？」
「当日スムーズに来てもらうにはどうすればいい？」

本記事では、送迎バスの案内状の書き方や付箋の例文、バスを手配する際の注意点、集合場所の伝え方などを詳しく解説します。
様々な状況に合わせた例文やテンプレートもご紹介しているので、ぜひバスの案内作成の参考にしてください。

送迎バス案内をスムーズに行い、ゲストの皆様に気持ちよく結婚式当日を迎えてもらいましょう。

結婚式の送迎バスの案内方法

結婚式の送迎バスを手配する方法は2つあります。

どちらの場合でも、送迎バスの利用について伝える一般的な方法は、招待状にバス案内の付箋を同封することです。
ゲストは出欠の返信と合わせてバスの利用希望を伝えることができ、その後の手配がスムーズに進みます。

各パターンにおける、やることや注意点について解説していくので、参考にしてみてくださいね。

自分たちで手配した場合

貸切バスを自分たちで手配する場合、まずゲストの中からバス利用の希望者をリストアップします。
招待状にバス案内の付箋を同封し、返信はがきでバス利用の有無を確認しましょう。
この方法なら、出欠確認と同時にバスの利用人数を把握できて効率的です。

以下のポイントに気を付けながら準備を進めてみてください。

1.必要な人をリストアップする

最初に送迎が必要なゲストを明確にするためのリストアップを行います。
ゲストが返信はがきでバスを利用するか否かを回答できるようにしておき、正確な利用人数を把握しましょう。
付箋には「送迎バスをご利用の方は、返信はがきにてお知らせください」といった旨を記載するのが一般的です。
この時点ですでにバスの発着時間が決まっている場合は、時刻を記載しておくとゲストが予定を立てやすくなります。

2.詳細を案内する

バスを利用するゲストにのみ、改めて詳しい集合時間や集合場所、地図、到着予定の時刻、連絡先などの詳細を案内します。
案内の方法は、ハガキ、メール、LINEなど、ゲストとの連絡手段に合わせて選びましょう。
集合場所については、最寄駅の具体的な出口や目印などを地図と合わせて丁寧に伝えてください。

案内方法は改めて書面を作成し郵送したり、メール、LINEなどでもOK。
普段の連絡手段や年齢層に合わせて、最も確実に情報が伝わる方法を選ぶことが大切です。
詳細案内は、当日ゲストが迷うことなくスムーズにバスに乗車できるよう、分かりやすさを最優先に作成しましょう。

結婚式場のシャトルバスの場合

結婚式場が最寄り駅などから運行しているシャトルバスを利用する場合も、ゲストへの案内は必須です。
シャトルバスに関する案内は式場側で用意されている場合が多いので、そのまま利用するのがおすすめ。

招待状に同封することで、ゲスト全員がシャトルバスの存在と利用方法を知ることができます。
シャトルバスは決まったルートや時間に運行しているため、ゲストはそれに合わせてスケジュールを組むでしょう。

自分たちで地図を作成したり時刻表をまとめたりする場合は、必ず事前に担当プランナーに内容を確認してもらいましょう。

送迎バス案内の付箋例文

結婚式の招待状に同封する送迎バス案内の付箋は、ゲストにバスの運行について知らせ、利用の有無を確認するための重要なアイテム。
付箋に記載する内容は、自分たちで貸切バスを手配するのか、それとも結婚式場のシャトルバスを利用するのかによって異なります。

ここでは、それぞれのケースに合わせた付箋の例文をご紹介。
これらの例文を参考に、結婚式のスタイルやゲストに合わせた案内状を作成しましょう。

貸切バスを手配する場合

招待状に同封する付箋でバスの運行について案内し、利用希望の有無を返信はがきで確認するのが一般的な流れです。
付箋には、送迎バスを用意していること、利用希望の場合は返信はがきに記載してもらうようにお願いする文章を入れます。

もし付箋に案内を全て記載できない場合は、「詳細につきましては後日改めてご案内いたします」といった一文を加えましょう。
後日、バス希望者には改めて集合時間や場所などを記載した案内状を送付します。

駅から結婚式場までの送迎バスであれば、以下の例文を参考にしてみてください。

また、返信はがきには「送迎バス　利用・不要」のように選択肢を設けておくと、ゲストが回答しやすくなります。
往復でバスを運行する場合は、帰りのバスについても忘れずに案内状に記載しましょう。

結婚式場のシャトルバスを利用する場合

結婚式場のシャトルバスを利用する場合、結婚式場が用意している案内を招待状に同封するのが一般的です。
ゲストは最寄り駅からシャトルバスがあることを把握でき、当日の移動手段を検討できます。

付箋には、「当日は〇〇駅よりシャトルバスを運行しておりますのでご利用ください」といった簡潔な案内文を記載し、詳しい乗り場や時刻については同封の案内を確認する旨を添えると良いでしょう。

シャトルバスは決まったルートや時間に運行しているため、個別の利用確認は不要な場合が多いです。
ただし、バスが自宅近くまで来るといった特別手配の場合は、貸切バスを手配した場合の案内に準じて詳細を伝える必要があります。

バスを手配するときの注意点

結婚式の送迎バスはゲストにとって便利な移動手段ですが、手配にはいくつかの注意点があります。
スムーズな運行とゲストへの適切な案内のためにも、以下の点に留意しましょう。

早めにバスを予約する

貸切バスを自分たちで手配する場合、できる限り早めに予約を入れることが重要です。
特に春休み、ゴールデンウィーク、夏休み、秋の連休といった繁忙期や、土日・祝日はバスの予約が集中しやすく要注意。
直前では希望の車種や時間が手配できない可能性もあります。

結婚式の日取りが決まったら、なるべく早い段階でバス会社に見積もりを依頼し、予約を検討しましょう。
ゲストの人数が確定していない段階でも、おおよその人数で問い合わせてみることをおすすめします。

貸切バスのキャンセル料は14日前などから発生することが多く、それ以前であれば無料でキャンセルできる場合がほとんど。
早めにバスを確保し、後から人数の増減に合わせて調整する方が、希望通りのバスを手配できる可能性が高まります。

ゲストから代表者を決める

当日は新郎新婦様が同乗できないので、ゲストの中から代表者を決めておくことをおすすめします。
代表者にお願いする役割としては、主に以下のものです。

親しい友人や、責任感のあるゲストにお願いするのが良いでしょう。
具体的な役割と当日の連絡先を明確に伝えておくことが大切です。
代表者を引き受けてくれたゲストには感謝の気持ちを伝えるとともに、お礼としてお車代を用意しましょう。

バス用の駐車場があるか確認する

送迎バスを手配するにあたり、結婚式場や披露宴会場にバスを駐車できるスペースがあるか必ず事前に確認してください。
一般の乗用車用の駐車場には、マイクロバス以上の大きさのバスは駐車できません。

もし結婚式場の敷地内にバス用の駐車場がない場合は、会場周辺でバスを駐車できる場所を探し、確保しておく必要があります。
手配するバスの大きさによって駐車に必要なスペースが異なるため、予約するバスのサイズが決まったら併せて確認しましょう。
駐車場が見つからない場合、一旦バスをリリースするという方法もあるのでバス会社に相談してみてくださいね。

送迎バスの手配についてよくある質問

結婚式の送迎バスにの手配についてよくある質問とその回答を紹介します。
手配するときの参考にしてみてくださいね。

Q.バスは往復で用意するべき？

A.ゲストの利便性を考慮し、往復で手配しましょう。

送迎バスは往復で用意するのが基本です。
特に遠方からのゲストや、ご高齢の方、小さなお子様連れのゲストが多い場合は、往復のバスがあると安心して参加できるでしょう。
往復で手配する場合は、帰りのバスの出発時間や集合場所についても案内状に明記することを忘れないようにしてください。

Q.二次会後の送迎バスもあった方がいい？

A.二次会後の送迎バスは必ずしも手配する必要はありません。

披露宴から二次会への片道送迎は喜ばれることが多いです。
ただ、二次会後についてはゲストによって行動が異なるため、全員にバスが必要なわけではありません。
バスを用意するかどうかは、二次会の参加者の顔ぶれや、二次会会場から主要駅までのアクセスなどを考慮して検討しましょう。

まとめ：バスを手配するときはゲストに周知しよう

結婚式における送迎バスの手配は、ゲストに安心して来場してもらうための大切な準備の一つです。
最寄り駅から会場までの距離がある場合など、送迎バスがあるとゲストの移動負担を軽減できるでしょう。

バスを手配する際は、自分たちで貸切バスを依頼するのか、結婚式場のシャトルバスを利用するのかによって案内方法が異なります。
いずれの場合も招待状に送迎バスに関する付箋を同封し、ゲストに周知することが重要です。

バスの手配自体は早めに行い、特に繁忙期は計画的に進めることが大切です。
送迎バスの案内を丁寧に行うことで、ゲストは当日の移動に関する不安なく、心置きなく結婚式を楽しんでくれるでしょう。
ゲストにしっかり周知して、おもてなししてみてくださいね。