WEB招待状のデメリットと回避方法｜紙との兼用もおすすめ

メールやLINEなどのSNSでURLを送り、オンラインで見てもらえるWeb招待状。手軽さや便利さから、1.5次会や2次会では定番になっていますが、結婚式の正式な招待状としても利用するカップルが増えています。

コストを抑えられ出欠もまとめやすいなど、メリットの多いWeb招待状ですが、一方で「失礼にあたるのでは？」と不安に思っている方も多いでしょう。

そこで今回は、Web招待状の取り入れ方についてまとめてみました。デメリットだと思っているポイントも、回避方法があれば利用しやすいですよね。

紙招待状との比較や、Webと紙の兼用方法、Web招待状に添えるメッセージの例文も紹介しています。招待状の形式に迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

Web招待状は失礼にあたらない

Web招待状は礼儀としてどうかと心配する方もいますが、マナー違反ではないので失礼にはあたりません。Webであっても、ふたりからのマナーに沿った案内であれば、正式な招待状に変わりないからです。

しかし、年配の親族や目上の方の中には、Web招待状が手抜きやカジュアルに見えてしまうこともあるでしょう。これまでずっと紙の招待状を受け取っていて、突然Web招待状を送りますと言われても、戸惑う方がいるのは当然です。

長年、招待状を渡すマナーとして、一番丁寧なのは紙での手渡しで、それが難しければ郵送が正式とされてきました。ただし、それはインターネットがない時代から、行なわれていたやり方です。

年齢を問わず、誰もがネットに馴染みのある時代になり、むしろ最近では、Web招待状を取り入れているカップルの方が増えています。インターネットが身近にある若い世代の方が、受け入れやすいのは当然ですが、ネットを積極的に楽しんでいる年配の方も多いです。

今までが紙だったからと、Webという新しいやり方がマナー違反という理由にはなりません。Web招待状のメリットを十分に活用できれば、難色を示していた方も喜んでくれるかもしれませんよ。

もちろん、Web招待状を良く思わない方がいても、強行突破すればいいと言っているわけではありません。一番大切なのは、招待状を快く受け取ってもらうことです。

ゲストの心情に配慮しつつ、上手にWeb招待状を取り入れていきましょう。

紙の招待状にはないメリット

Web招待状の、紙の招待状にはないメリットは、結婚式の準備にかかる手間とコストを削減できることです。

仕事が忙しくてなかなか準備に時間が取れないカップルや、たくさんのアイテムを手作りしたくてどれだけ時間があっても足りないカップルには、こんなに嬉しいことはないでしょう。

しかも、Web招待状のメリットは、新郎新婦だけでなく、ゲスト側にもあります。ここでは、新郎新婦様とゲストそれぞれのメリットを、詳しく解説していきましょう。

●新郎新婦様のメリット

新郎新婦様のWeb招待状のメリットとしては、主に次の6つが挙げられます。

一番のメリットは、手間とコストが削減できることです。紙の招待状は、必要部数を印刷して宛名書きをし、手渡しや郵送で渡します。一方で、Web招待状は、必要な内容を入力して作った招待状のURLを、メールやLINEなどのSNSで送信するだけです。

紙の招待状はコストもかかります。印刷代や切手代、さらに筆耕を頼むなら手数料も必要です。Web招待状は無料のものもありますし、有料でもそれほどコストはかかりません。これだけでも、結婚式の費用を抑えることができるので嬉しいですよね。

さらに、デジタルでのやり取りは、出欠席や名簿の管理も一括でできるので簡単です。一枚一枚返信ハガキを確認する必要がなく、チェック漏れの心配もありません。

紙の招待状は相手の住所を知らないと送れませんが、Web招待状ならメールやLINEなどの連絡手段があれば、誰にでも送れます。個別に住所を聞く手間が省ける点も、メリットです。

オンライン決済機能では、ゲストがご祝儀や会費をWeb上で支払えます。事前にいただければ結婚費用に回せますし、当日も現金を持ち歩いたり数えたりする必要がなく便利です。

場合によっては、結婚式の内容が変わったり延期になったりもあるでしょう。その時も、紙だと追加でコストが掛かりますが、Webであれば修正も簡単です。もちろん、ゲストに告知する必要はありますが、スピーディに対応できる点は安心に繋がります。

●ゲストのメリット

新郎新婦様にとってメリットの多いWeb招待状ですが、ゲストにもメリットがあり、主に次の4つが挙げられます。

ゲストにとっての一番のメリットは、出欠の返事が簡単にできることです。送られてきたURLで、出欠を選んで送信するのみ。オンライン上で24時間いつでも回答できるため、招待状を確認してすぐに返事をすることもできます。

返信ハガキだと、出欠や住所氏名を記入して投函する手間がかかりますが、それがないのは楽ですよね。

さらに、招待状を無くす心配もありません。結婚式が近づいて、慌てて招待状を探す方も多いでしょう。Web招待状ならすぐにアクセスできる上、式場の場所や行き方も簡単に調べられます。

ご祝儀の準備も大変ですよね。オンライン決済を利用すれば、祝儀袋や現金の準備も必要ありません。Web招待状は、ゲストにとってもメリットが大きいのです。

●Web招待状にすると

Web招待状にすることで、新郎新婦様は結婚式の準備時間を増やすことができます。その分、自作アイテムの時間にあてたり、エステに通ったりと、時間の有効活用ができるわけです。

さらに、結婚式の費用が抑えられることも大きいです。紙の招待状は1部300円～500円くらいですが、これに送付用の切手代84円～94円と、返信ハガキに貼る切手代63円がかかります。

何部印刷するかにもよりますが、10部程度でも5,000円くらい、50部用意すると20,000円～30,000円はかかるでしょう。自筆で宛名を書けば時間がかかりますし、筆耕に出せば2,000円～5,000円くらい余分に必要です。

結婚式の費用は、積もり積もって高額になっていきます。招待状の費用を抑えるだけでも、違ってきますよ。

Web招待状の注意点

Web招待状には、メリットだけでなくデメリットもあるので、注意が必要です。メールやLINEなどのSNSで送っても、見逃して埋もれてしまうことや、届いたことに気付いても中身を見ずに忘れてしまうこともありえます。

人によっては、正式な案内だと気付かなかったり、簡単に済まされたと思ったりと、マイナスイメージに捉えることもあるでしょう。

Web招待状では何に注意したらいいか、新郎新婦側とゲスト側双方のデメリットを理解しておきましょう。

●新郎新婦様のデメリット

新郎新婦様のデメリットには、主に次の4つが挙げられます。

紙の招待状に馴染みのある層からは、Web招待状は格式がなく、カジュアルに思われてしまいがちです。正式な挙式披露宴の招待であっても、かしこまった雰囲気ではないと勘違いさせてしまう可能性もあるでしょう。

年配の方など一部の方の中には、Webへのアクセスができない、スマホなどを持っていても操作がおぼつかないなどもあり得ます。そのようなゲストにとって、ふたりが不親切に思われてしまうことは得策ではありません。

紙の招待状はデザインの幅が広く、自作でオリジナルを作ることも可能です。しかし、Web招待状はテンプレートを選んで入力すれば誰にでも作れますが、知識がないと大胆なアレンジは難しいでしょう。ふたりのこだわりによっては、Webがデメリットにもなるということです。

●ゲストのデメリット

ゲストにとっても、Web招待状のデメリットがあります。主に次の4つが挙げられます。

メールやLINEなどのSNSでの連絡は、ほかのメッセージに埋もれて見落とす可能性があります。間違えてうっかり消してしまうこともあるでしょう。

また、ネットに繋がる環境にないと回答ができません。後でと思っているうちに忘れてしまったり、メッセージを探せなくなったりする可能性も考えられます。

紙の招待状と違い、Web招待状は手元に形が残らないため、記念に取っておきたい方には残念でしょう。形がないと特別感も薄れやすく、招待状を見るたびにわくわくするような気持ちにもなりにくいとも言えます。

紙の招待状のメリット/デメリット

次に、紙の招待状のメリットデメリットも見ていきましょう。

紙の招待状には今までの歴史がある分、年配の方などには馴染みがあり、招待状は紙で来るものと思っていてもおかしくありません。手書きの宛名や手に取った時の重みなど、紙でしか味わえない感覚もあります。

しかし、紙にこだわることで、時間やコストなど失うものもあるわけです。Webと紙のメリットデメリットを比較することで、自分たちやゲストにとってどちらがいいか判断しやすくなりますよ。

●紙の招待状のメリット

紙の招待状のメリットには、主に次の3つが挙げられます。

招待状も、結婚式の一部です。こだわって作った招待状なら、なおさら記念に手元に残しておきたいと思う方もいるでしょう。手作りのアルバムに結婚式の思い出を綴っていくなら、招待状も一緒に挟んでおきたいですよね。

紙で存在する招待状には、特別感も感じられます。Web招待状はオンライン上の画面を閉じてしまえば見ることができません。しかし、紙は常に手元にあり、見るたびにお祝いの気持ちや結婚式を心待ちにする楽しみに浸ることができます。

作るときにも、自由度が高いのは紙の招待状です。既製品だけでなく自分たちでアレンジして作ることもできるため、世界に一つだけのこだわりの招待状を作れる点は紙の良さでしょう。

●紙の招待状のデメリット

紙の招待状のデメリットは、主に次の3点が挙げられます。

紙の招待状は、Webと比べて手間がかかります。招待状を送るゲストのリストアップや、デザインを選んだり文章を決めたりといった手間はさほど変わりませんが、印刷をしてから発送するまでが大変です。

コスト面でも、紙の招待状は思った以上に費用がかかります。なるべく費用を抑えたいカップルにとっては、デメリットでしょう。

戻ってきたハガキをまとめるのにも時間がかかる上に、枚数が多ければかさばって管理が大変です。ただ、返信ハガキにも良さがあります。手書きのお祝いのメッセージには、Webにはない温かさを感じることができるでしょう。

かかる手間も、ゲストそれぞれのことを思って準備する時間は、かけがえのない思い出にもなります。

紙とWebの兼用もおすすめ

紙とWebのどちらか決められない場合は、兼用もおすすめです。方法は、次の2つがあります。

紙とWebのメリットデメリットをどう受け取るかは、その人によって異なる部分もあります。ふたりはWebにしたいけれど、親御様には反対されているという方もいるでしょう。

ただ、親御様もふたりに苦労してほしいわけではありません。ゲストへの心遣いを配慮した上で、ふたりにとっても手間やコストを抑えた方法があることを相談してみましょう。

●人によって送り分ける

紙とWeb招待状を人によって送り分けることで、Webに馴染みのない人にも配慮することができます。
送り分けには、主賓や上司、親戚には紙の招待状を、友人や同僚にはWebでというパターンが多いです。

目上の人には、招待状を手渡しするのがのぞましいとされています。「Webに戸惑われるのでは」「失礼だと思われるのでは」と不安に思う方には、紙の招待状の方が安心です。

一方で、友人や同僚には、ふたりからもWebにしたことを気軽に伝えられます。

●紙で招待状を送ってWebで回答してもらう

招待状を紙で送り、出欠の回答をWebでしてもらうこともできます。招待状を送る際に、回答ページにアクセスできる二次元コードを同封する方法です。

▼Web回答のメリット
回答だけをWebにするメリットには、次の4つが挙げられます。

招待状を紙で送れば、誰からも失礼に思われることもなく、特別感やこだわりなどのメリットも得られます。Web招待状に馴染みのない方でも、回答だけなら取り入れやすいでしょう。

Web回答は返信する方も簡単ですし、出欠や名簿を管理するふたりも楽です。Webでの回答が難しそうな方には、返信ハガキを入れておくこともできます。

Webだとゲストカードを当日持ってきてもらうことができませんが、紙の招待状ならゲストカードも一緒に送れるメリットもあります。

▼Web回答のデメリット
Web回答のデメリットは、主に次の2つが挙げられます。

回答だけWebでもらうことのデメリットは、ほとんどが紙の招待状を準備する手間やコストです。一番時間のかかる印刷や宛名書きの手間は残りますし、コストも返信ハガキやその切手代だけで、大幅なコスト削減はできません。

しかし、すべて紙にするよりもWeb回答を取り入れた方が、多少でも手間やコストは抑えられます。
効率良く準備を進めていくために、親御様にも相談しながら、ふたりやゲストにとって良い方法を考えましょう。

Web招待状に添えるメッセージ

最後に、Web招待状に添えるメッセージについて、解説していきます。文面を考える必要があるのは、次の3つです。

招待状内のメッセージも大切ですが、メールやLINEなどのSNSで送るときのメッセージも重要です。正式な招待状を送ったことが伝わらないと、埋もれたり忘れられたりする可能性もあります。

出欠の回答が来なければ催促する必要がありますが、書き方次第では相手にマイナスイメージを持たれてしまうでしょう。
例文も紹介しますので、参考にしてください。

●招待状内のメッセージ

招待状の文章は、基本的に紙と同じです。紙の招待状と違い、句読点や忌み言葉など難しく考える必要はありませんが、一般的なマナーとして抑えておいた方が無難でしょう。

配慮するとしたら、返信のお願いでWeb形式の回答であることを添えると、分かりやすく丁寧です。
招待状の本文後に、次のようなメッセージを添えましょう。

●送るときのメッセージ

Web招待状を送るときは、メールやLINEなどのSNSにURLを添付して案内します。その際には、正式な招待であること、出欠の回答はリンク先からしてほしいことなどを、分かりやすく伝えましょう。

回答の期日は、送付のメッセージにも入れておくことがポイントです。日付が目立つように工夫すると、ぱっと目に入り忘れられにくくなるでしょう。

メッセージを読んだらリアクションをもらうようにするのもいいですし、会う機会や連絡を取ることがあれば、メッセージが届いているか聞いてみてもいいでしょう。

●催促するときのメッセージ

回答期日が過ぎても返事がない場合、相手に催促する必要があります。しかし、うっかり忘れているだけだったり、出欠を迷っていたりする場合は、あまり強く催促すると嫌な気分にさせてしまうかもしれません。

催促の連絡をする時は、相手への気遣いや結婚式に出席してほしい気持ちをにじませると、返事ももらいやすいですよ。
ここでは、一般的な催促のメッセージを例文として挙げておきます。

友人や同僚には、気安く「期日過ぎてるよ」と言ってしまいそうですが、ここでも気遣いが大切です。「会場から催促されているんだけど、どうかな？」といったように、催促しているのは自分たちではないというスタンスの方が、やり取りもしやすいでしょう。

Webも上手に使って効率よく準備しよう

手間やコストを考えて、Web招待状を取り入れる新郎新婦様も増えています。しかし、失礼にあたるのではと心配する声が多いのも確かです。

あらゆる世代の人が集まる結婚式では、Webに馴染みのない方もいるため、すべてをWebにするのは難しく感じる新郎新婦様も少なくありません。

年配の方や目上の方からは、カジュアルに見られたり上手く操作できなかったりで、マイナスイメージに取られることもあります。その点を不安に思い、反対する親御様もいらっしゃるでしょう。

その反面、友人や同僚など若い世代には、Web招待状が当たり前になってきています。

うまく説明して理解してもらったり、Webと紙を兼用したりと、それぞれに合った方法を取り入れて、結婚式の準備を効率よく進めていきましょう。