【ホテル手配】結婚式で遠方ゲストへの配慮はどうする? | 結婚式場の選び方 | プレ花嫁準備サイト

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遠くから参列してくれるゲストを、しっかりおもてなししたいと思う反面、宿泊の手配をどう進めればいいのかわからない、という方も多いのではないでしょうか。なかなか経験があることではないので、誰が何を手配するのがいいのか、不安に思うのも無理はありません。

この記事では、結婚式でのホテル手配について、ゲストへの対応や実際にホテルを手配する際の手順まで詳しく解説しています。せっかく遠くから来てくれるゲストに結婚式での滞在を気持ちよく過ごしてもらうために、しっかり確認しておくことが大切ですね。

ホテル手配までの手順

爽やかな印象のホテル室内の画像

ホテルを手配するまでの手順を5つのステップに分けてご紹介します。まずは何から手をつければいいのか、2人でしっかり確認しあい、情報をしっかり共有しながら進めていくことが大切です。

時期としては結婚式の2,3か月前には動き出したいですね。ただし、遠方から参列してくれるゲストの人数などによっては、手配に時間がかかる場合もあります。自分たちにはどのくらいの時間が必要そうなのかもしっかり把握しておきましょう。

1.遠方ゲストのリストアップ

遠方から参列予定のゲストを、新郎新婦がしっかり把握できるようにリストアップしておきましょう。遠方の基準としては、新幹線や飛行機を使用するかどうかが分かりやすいです。

親戚については新郎新婦からの手配が必要ない場合もあるので、親や家族に早めに確認を取っておく必要があります。

 

2.お車代の負担方法を決める

お車代を誰が負担するのかについては、以下の4つのパターンがあります。

  • 全額負担する
  • 宿泊費のみ出す
  • 宿泊費は全額出し、交通費は一部のみ
  • 宿泊費/交通費は負担しない

一般的には、「宿泊費のみ」の負担や「宿泊費全額と交通費片道分」を負担することが多いです。

お車代はもちろん全額を負担するのが最善といえますが、予算などの面から全額が難しいという場合も多いかと思います。全額が難しい場合には、一部負担も可能なので、自分たちにできる範囲を確認しておきましょう。

ただし、主賓のお車代は全額負担する心づもりをしておく必要があります。

宿泊費単体としては1万円程度が相場とされているので、1万円を基準に考えるとわかりやすいですね。

お車代を一切負担しないという場合は、ご祝儀を辞退するという方法も視野に入れるのがいいでしょう。お車代なしについて詳しく知りたいしたい方は、こちらの記事をチェックしてみて下さい。

『結婚式でお車代なしは非常識? 元プランナーが解説するマナー』
URL: https://www.kekkonshikijoerabikata.com/5775/
 

3.宿泊の有無を本人に確認

ゲスト本人に宿泊の意志があるかどうかを確認します。招待状を送る前に聞いておくか、招待状に宿泊の有無を伺う項目を追加しておくと、スムーズに確かめられますよ。

遠方から来てくれるといっても、必ず全員が宿泊を希望するわけではありません。早く帰りたい事情があって日帰りをする方や、ホテルではなく友人宅などに宿泊する方もいます。

こちらの見方で決めつけるのではなく、ゲスト本人の意志を尊重することを忘れないようにしましょう。

 

4.ホテルの手配

ホテルの手配は、招待状などの返事が届き、ゲストの宿泊の有無を確認でき次第行います。シーズンによってはホテルが混み合うこともあるので、人数が確定したら、早めに済ませておくのが安心です。

体調不良などにより、万が一欠席になった場合を想定して、キャンセル料などもチェックしておくのがおすすめですよ。

 

5.宿泊情報の共有

宿泊ホテルが決まったら、宿泊に必要な情報をゲストに共有します。滞在について不安に思っているゲストもいるかもしれないので、決定しているのであれば、早めに情報を伝えるのがいいでしょう。

ホテルなどを使い慣れていない人も多いということを念頭に置いて、知っているだろうと思い込まず、丁寧に情報を伝えることを心がけたいですね。







宿泊について確認すること

東京駅の画像

ホテルを予約する際には、確認しておきたい項目がいくつかあります。ホテルの場所や部屋の種類など、ゲスト本人の希望と差異がないように、事前にすり合わせをしておきましょう。

ホテル宿泊代金の支払いついては、誰が支払うのかということを、明確に伝えておくことがトラブル回避のポイントです。

宿泊について

ホテルに宿泊するに当たって、まず基本的な確認事項は、以下の2点です。

  • 手配は新郎新婦でしていいのか
  • 前泊か当日泊か

ホテルにこだわりがある場合や普段から使っているホテルがある場合など、手配自体をゲスト本人が行いたいというケースもあります。まずは、だれが手配するのかを明確にしておきましょう。

また、挙式の時間によって、前日に宿泊するか当日に宿泊するかが異なります。移動時間の長さや、体力的な面を考慮して2泊を希望する場合もあるかもしれません。こちらで勝手に判断するのではなく、ゲスト本人の希望をしっかり確認しておくことが大切ですね。

 

ホテルについて

実際に予約を行う段階で必要になる情報が以下の2点です。

  • 朝食付きでよかったか
  • 車で来るか

人によっては朝食を食べない場合や、好みに合わせて自分で用意したい場合も十分にありえます。朝食の有無によって宿泊代金が変動する場合も多いので、事前に確認しておくと安心です。

また、ホテルによっては駐車場の使用有無を事前に確認される場合もあります。駐車料金がかかる場合などには案内が必要になるので、まずは、移動手段を聞いておくようにしましょう。

 

部屋について

ホテルにはさまざまな部屋タイプがあります。複数名で使用する際や家族連れには配慮が必要になるので、ゲストの意思を尊重しながら準備を進めることが大切ですね。

  • 友人と相部屋でもいいか
  • 希望の部屋タイプはあるか

相部屋は好みがわかれます。寝ている姿を他人に見せることに抵抗がある人もいますし、かなり親しい間柄でないと、気まずいという場合もあるでしょう。

ゲストが子連れの場合には、家族で並んで眠りやすい和室タイプが好まれることもあります。

子供の年齢や人数などによって希望する部屋タイプが異なる可能性があるので、確認した上で快適に過ごすための心配りができるといいですね。

ホテルの部屋は禁煙・喫煙が明確に分けられています。はっきり喫煙者でないとわかっている場合や、子どもがいる場合などは禁煙ルームで問題ないでしょう。

ただし、喫煙者であっても匂いなどの観点から喫煙ルームを好まない人もいるので、手配する側の主観で判断するのは控えておくのがいいですね。

 

ホテルと部屋の選び方

ツインベッドの画像

ホテルを選ぶ際には、ホテルの立地や、部屋タイプなど、悩むことも多いかと思います。正解が決まっているわけではないので、できる限り宿泊するゲストの立場になって、その人にあった条件の宿泊を提案したいですね。

ホテルの選び方

まずは結婚式をする会場に提携のホテルがないか確認をしましょう。式場にもよりますが、提携ホテルを持っている場合も比較的多く、手配がスムーズにできたり、割引プランなどもあります。

提携ホテルがない場合には、式場や駅などへのアクセス、ホテルのランクなどを考慮しながら選定します。ホテルのランクとしては、一般的にはシティホテルレベルを選ぶのがおすすめです。

結婚式の雰囲気や余韻を大切にしたい場合は、ホテルのクチコミなどをチェックし、お部屋やサービスなどに問題がないかをしっかり確認しておくと安心ですよ。

 

部屋の選び方

部屋は、先ほどの章で記載した通り、ゲストの希望に沿って手配を進めましょう。

ホテルの部屋はベッドの形態が選べるので、友人同士の宿泊などで誤ってダブルベッドを手配しないよう注意が必要ですね。ゲストに乳児がいる場合には、ベビーベッドの手配も事前に済ませておくと、ゲストに手間をかけさせずにすみます。







遠方ゲストがいる時の配慮

こちらに向かって走ってくる高速鉄道の画像

ホテルの手配以外にも、遠方からきてくれるゲストへの気遣いとして取り入れられる部分があります。なかなか自分が遠方からの参列経験がないと気づきにくい部分でもあるので、参考にしながらできる範囲で取り入れてみて下さい。

ゲスト用更衣室を用意する

当日移動して参列する場合、長時間の移動に備えて式場までは平服でくることも十分に考えられます。パーティーの前後でゲストが使用できる更衣室があれば、そういった着替えの要望にもスムーズに対応できるので安心です。

ヒールやパーティードレスなどの動きにくい服装で旅の大きな荷物をもたせることがないよう、荷物の預かりについても式場側に相談しておくといいでしょう。

 

引出物は軽く少なく

近場の結婚式であっても、かさばったり重さのある引き出物は持ち運びが大変だと感じた経験がある方もいるかもしれません。移動時間が長い遠方からのゲストにとっては、荷物が増えるのは想像以上に大きな負担になります。

もちろん引き出物は新郎新婦からの気持ちがこもった大切な品ですが、カタログギフトや引き出物の宅配サービスを利用して、遠方からのゲストへの配慮も必要です。

引き出物の大きさや渡し方に配慮した場合には、ゲストにその旨を伝え、カバンの大きさなど心配がいらないことを伝えておくといいですね。

 

当日は時間が押さないように

当日遠方へ帰る場合、心配なのが電車や飛行機の時間です。万が一結婚式の終了時間が押してしまうと、途中で抜け出すなんてことにもなりかねません。

ゲストが時間を心配して不安な思いをすることがないよう、結婚式は決まった時間内に終わらせることが大切です。

新郎新婦は当日時間を把握しづらいので、担当プランナーなどに事情を説明して、きっちり時間を確認しておいてもらうといいでしょう。

 

遠方からのゲストをもてなそう

青空を背景に飛ぶ旅客機の画像

近場であっても結婚式に参列するのは、準備が大変ですよね。遠方の場合は、更に移動手段や時間など心配ごとがたくさんあります。

そんなゲストの気持ちに寄り添いながら、しっかりと必要事項や希望を確認し合うことが、おもてなしのポイントです。

遠方からでも2人のために結婚式にきてくれる人がいるというのは、とてもうれしいことです。目の前のことで頭がいっぱいになりがちですが、自分たちのためにわざわざきてくれる人への配慮をもって準備を進めていきたいですね。







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