結婚式二次会の招待状はいつ送る？ 案内のタイミングとマナー

結婚式の二次会の案内は、準備をスムーズに進めるために適切なタイミングで送ることが重要です。

ゲストの都合を考慮し、招待状はパーティーの2〜3か月前に送付するのがベストとされています。

この時期に案内することで、ゲストは予定を調整しやすくなり、新郎新婦側も余裕を持って会場との打ち合わせを進められるでしょう。

「二次会の案内って招待状と一緒に送っちゃだめなの？」
「直前の案内でも大丈夫？」
「web招待状と紙の招待状ってどちらがいいの？」

本記事では、二次会の案内に最適なタイミングやその理由、準備の段取り、招待状の作成マナーについて詳しく解説します。

二次会のプランニング経験もある元ウエディングプランナーが紹介するので、二次会も開催する新郎新婦は参考にしてみてください。

結婚式二次会の案内を送るタイミング

二次会の案内は2〜3か月前がベストタイミングで、ゲストと主催者の双方にとってメリットが大きいです。

ゲストはプライベートや仕事の予定を調整しやすく、遠方からの参加者も交通手段や宿泊先を手配するのに十分な余裕があります。

主催者側は早めに出欠の返信をもらうことで参加人数の把握がしやすくなり、準備を計画的に進めることが可能です。

直前すぎる案内や早すぎる案内をおすすめしない理由について詳しく紹介していきます。

招待状と同タイミングの場合の懸念点

二次会の案内が早すぎると、かえってゲストを困らせてしまう可能性があります。

結婚式の出欠にはすぐに返事ができても、二次会に参加するかどうかは考えたいゲストも以外と多いです。

日が経つにつれて招待されたこと自体を忘れ、返信期限を過ぎても返事が来ないリスクもあります。

また、参加と返信したものの後からキャンセルされる可能性も高いためおすすめできません。

主催者側の人数管理が煩雑になるので、結婚式の招待とはタイミングをずらすのがおすすめです。

1か月前など直前の場合の懸念点

案内が二次会の1か月前など直前になってしまうと、さまざまな問題が生じる可能性があります。

すでに他の予定を入れているなど、参加したくてもできない人が増えてしまい結果的に参加率が低下する一因にも。

急な案内はゲストに対して失礼な印象を与えかねず、会費目当てだと思われる可能性も0ではありません。

また、参加人数の確定が遅れることで、二次会の準備全体が慌ただしくなってしまいます。

余裕をもって準備に取り掛かれるようなスケジュールを組みましょう。

二次会の案内を送付するときの段取り

二次会の案内を行うときのスケジュールを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

招待状の送付から人数の確定、最終的なリマインドまで、各ステップでやるべきことを紹介しています。

この流れを参考に、新郎新婦と幹事で協力しながら、計画的に準備を進めていくことが成功の鍵です。

1.2か月前を目安に招待状を送付する

二次会の日時と会場が決定したら、まずはゲストリストを作成し、2か月前を目安に招待状の送付を開始します。

この段階で、Web招待状を利用するのか、紙の招待状を用意するのか、案内方法を決定しておきましょう。

特に遠方のゲストや、仕事のスケジュール調整が必要なゲストには、早めに案内を送ることで参加率が上がります。

親しい友人などには口頭やメッセージで二次会を開催する旨を伝えておくと、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

2.1か月半前までに出欠の返信を締め切る

招待状を送付したら二次会の1か月半前までには出欠の返信を締め切り、参加人数を把握しましょう。

このタイミングで参加者数を把握することで、会場側への人数報告や、必要な備品や景品などの準備を具体的に進め始められます。

返信期限を過ぎても連絡がないゲストには、個別にメッセージや電話で確認を行いましょう。

3.1か月前までに最終的な参加人数を確定させる

返信の締め切りと未返信者への確認を終え、二次会の1か月前までには最終的な参加人数を確定させましょう。

多くの場合この時期に最終人数の報告を求められ、当日の料理やドリンクの数量、席の配置などを具体的に決定できます。

また、景品やプチギフトの最終的な発注数もこのタイミングで確定させると時間にも余裕が持てるでしょう。

ドタキャンなども考慮し、会場側と人数の変更期限について確認しておくことも大切です。

4.1〜2週間前に参加者へリマインド連絡をする

二次会の開催日が近づいてきたら、当日の1〜2週間前を目安に参加者にリマインドの連絡をするのがおすすめ。

LINEグループやメールの一斉送信などで連絡することで、ゲストのうっかり忘れを防ぎ、遅刻や欠席を減らす効果が期待できます。

日時、会場の住所と地図、会費、ドレスコードの有無、幹事の連絡先などを記載しておくと、安心して当日を迎えられるでしょう。

当日の受付がスムーズに進むよう、会費はお釣りのないように準備してもらう一文を添える一工夫もおすすめです。

Web招待状と紙の招待状はどちらがいいか

二次会の案内方法はWeb招待状が主流ですが、フォーマルを重視したり目上の方を招待する際には紙の招待状が選ばれることも。

それぞれのメリットや特徴を理解し、二次会の雰囲気や招待するゲストの層に合わせて最適なツールを選ぶことが大切です。

ここでは、Webと紙、それぞれの招待状の特徴を解説します。

Web招待状のメリット

Web招待状の最大のメリットは手軽さと管理のしやすさで、作成から送付までスマートフォンやパソコンで完結します。

LINEやメールで簡単にゲストへ案内を送ることができ、住所を把握する必要もありません。

印刷代や郵送費がかからず、事前決済機能で会費を回収できるなど、コストを抑えられる点も魅力です。

また、出欠状況が自動でリスト化されるため、ゲスト管理の手間が大幅に省けるでしょう。

Web招待状のデメリット

Web招待状のデメリットは、送る相手を選んでしまう点です。

職場の上司や目上の方、親族などを二次会に招待する場合は、LINEやメールでURLのみを送る形式ではカジュアルすぎるでしょう。

紙の招待状に比べて気持ちがこもっていないと感じられたり、格式を重んじる方からは非常識だと受け取られたりするケースも。

また、デジタルツールに抵抗がある方にとっては参加を諦めてしまう要因に繋がる可能性もあります。

二次会に招待するゲスト層を考慮して招待状のスタイルを決定しましょう。

紙の招待状のメリット

紙の招待状は、フォーマルな印象を与え、丁寧なおもてなしの気持ちを伝えられる点がメリットです。

手元に形として残るため、デザインや紙質にこだわることで結婚式の記念品の一つにもなります。

特に、親族や職場の上司など目上の方を多く招待する場合には、紙の招待状を選ぶ方が礼儀にかなっていると考える人も。

手間やコストはかかりますが、その分ゲストの期待感を高める演出効果も期待できるでしょう。

紙の招待状のデメリット

紙の招待状のデメリットは、Web招待状と比較して手間とコストがかかる点です。

印刷業者に発注するか自分で作成する手間と印刷費用や郵送費用がかかるため、ゲストの人数が多いほど費用はかさみます。

ゲストの住所確認と宛名書きや切手貼りといった作業も必要になり、結婚式の準備と並行して行うのは大きな負担となるでしょう。

また、出欠の返信もはがきで回収するため、返信状況の管理を手作業で行う必要があり集計ミスや確認漏れのリスクも伴います。

二次会ではどこまでこだわって準備を進めるのか決めておくことがおすすめです。

二次会の招待状を作成するときのポイント

二次会の招待状を作成するときに押さえておきたいマナーや注意点について解説します。

案内方法や文面に配慮を欠くと相手に失礼な印象を与えかねませんので、記載すべき項目を漏れなく伝えましょう。

ゲストに気持ちよく参加してもらうためには、相手との関係性に合わせた丁寧な対応を心がけることが大切です。

招待状に記載する項目

二次会の招待状には、ゲストが必要とする情報を正確に記載することが不可欠です。

記載漏れがあると、ゲストから問い合わせが相次いだり、当日の混乱を招いたりする原因になります。

以下の項目は必要最低限のものなので、必ず文面に盛り込むようにしてください。

特に会費については、お釣りのないように協力をお願いする一文を添えると、当日の受付がスムーズに進みます。

こちらの記事も参考に、作成を進めてみてくださいね。

返信期限の設定方法

招待状の返信期限は、ゲストが無理なく返信できるように招待状を送付してから2週間後から1か月後あたりに設定しましょう。

期限が短すぎるとゲストを急かしてしまいますし、逆に長すぎると返信を忘れられてしまう可能性もあるので注意してください。

また、日柄を気にする場合は返信期日を「大安」や「友引」の日に設定すると、より丁寧な印象になります。

Web招待状でも紙の招待状でも、ゲストへの配慮を忘れずに期限を設定しましょう。

メッセージ文の書き方

招待状の文面は、送る相手との関係性によって表現を使い分け、テンプレートや例文を参考に書いてみてください。

自分たちらしい言葉で二次会への想いや感謝の気持ちを添えることで、より気持ちが伝わるでしょう。

web招待状に添えるメッセージの例文やマナーなどはこちらの記事で紹介しているので、参考にしてみてください。

結婚式二次会の案内についてよくある質問

二次会の招待状について、よく寄せられた質問とその回答をまとめました。

これらのQ&Aを参考に、スマートに疑問を解決し、自信を持って準備を進めましょう。

Q.案内が直前になってしまった場合はどうすればいい？

A.誠意が伝わる方法ですぐに招待しましょう。

まずは電話や直接会うなど丁寧な方法で連絡し、急な案内になったお詫びと参加のお願いを伝えましょう。

会場の予約もあるので一刻も早く案内することが重要ですが、相手の都合を最優先に考え、無理強いはしない姿勢が大切です。

Web招待状で案内する場合も、URLを送る前に個別にメッセージを添えるなど誠意が伝わるような配慮をしましょう。

Q.挙式・披露宴の招待状に二次会の案内を同封してもいい？

A.問題ありません。

挙式・披露宴の招待状で二次会の案内も行う場合は、詳細を記した付箋を同封するのが一般的なマナーです。

両方に参加するゲストにまとめて情報を伝えられるため効率的ですが、後から人数が変動する可能性も視野に入れておきましょう。

付箋には日時、場所、会費などの必要事項を簡潔に記載してください。

急に二次会に招待されても返事を保留にするゲストが多いので、事前に開催することを通達しておくのがおすすめです。

Q.LINEやメールだけで二次会に招待するのは失礼？

A.カジュアルな二次会であれば、LINE（ライン）やメールでの招待でも失礼にはあたりません。

親しい友人だけを招くようなアフターパーティーであれば、web招待状を使わず招待しても問題ありません。

ただし、職場の上司や先輩など目上の方も招待する場合には、より丁寧なWeb招待状や紙の招待状を用意するのが望ましいです。

招待する相手との関係性を考慮して、適切な案内方法を選びましょう。

また、web招待状だと出欠管理が楽なので、文面で招待するよりシステムを利用する方がおすすめです。

Q.二次会だけ招待するゲストへの招待方法って？

A.事前に声をかけてから招待しましょう。

挙式や披露宴には招待せず二次会のみに招待するゲストに対しては、事前に参加の意向を打診しておくのがマナーです。

招待状をいきなり送るのではなく、披露宴に招待できなかったことへの一言を添えつつ招待しましょう。

「もし都合が合えば二次会に来てほしい」という気持ちを、電話や直接会う、あるいは丁寧なメッセージで伝えてください。

この事前の声かけがあることで、ゲストは「二次会だけでも祝いたい」と快く参加しやすくなります。

相手への配慮を欠かさず、丁寧な手順を踏むことが良好な人間関係を保つ上で重要です。

まとめ：適切なタイミングで二次会に招待しよう

二次会の案内を行うタイミングについて解説しました。

基本的にはゲストが予定を調整しやすく、余裕を持って準備できるパーティーの2〜3か月前がおすすめです。

案内から当日までのスケジュールを把握し、基本的なマナーを守ることでゲストに気持ちよく参加してもらえます。

計画的な準備とゲストへの細やかな配慮が、二次会を成功させるための鍵となるでしょう。

大成功の二次会になるように祈っています。

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