二次会の幹事を頼まれた/頼もうとしている/自分達でやろうとしているけれど、当日何をやっているのか分からない、という方へ向けた記事です。仕事は裏方がメインとなりますので、仕事内容が分かりにくいという特徴があります。当日はサポートに回りますので、細かいところに気が付きフォローのできる人でないと務まりません。とはいえやったことのない二次会で、いきなり全体把握とフォローに徹しろと言われてもできるものではないでしょう。本記事では当日の動きに絞って、やることを紹介しました。二次会を取り仕切ったこともあるので、参考になれば幸いです。経験がないとかなり難しいので、結婚式の二次会開催に慣れている会場を選んだり、人数を調整したり、代行業者を使うことも検討してみてください。
今までやったことがないことを成功させるには、イメトレが一番ではないでしょうか。時系列順にやることを紹介しましたので、実際にパーティーの準備をしていると思いながら読んでみてください。前日の準備編についての記事もあるので併せて読んでもらえたら嬉しいです。当日の仕事についての理解を深めて、結婚式の二次会を成功に導きましょう。全ては幹事様の肩にかかっています。
幹事の仕事は全体の指揮役
結婚式二次会の幹事の役割は何かというと、全体の指揮役です。
理想を言えば、当人は指示だけ出して後は各協力者に任せられるというのがベストになります。
しかし、そんなことはプロでもない限り無理です。
実際は走り回ることになりますし、トラブルの後始末に追われます。
一番のミッションはタイムキーパーでいることです。
何よりも気を付けたいのは会場の貸切時間を過ぎないことになります。
なので、二次会ではお酒を飲みすぎないように気を付けてください。
幹事以外に会の進行を気にする人はいません。
二次会を任されたからには、パーティーを楽しむ側ではなく楽しませる側に回ったのだということを自覚しましょう。
お酒は打ち上げに取っておいてください。
また、新郎新婦様が自分たちで幹事をやることはおすすめしません。
単純に挙式披露宴と平行した準備も大変ですし、当日ずっとバタバタするので誰か別の人を立てることをおすすめします。
できれば二次会も代行会社に任せてしまうのが安心です。
当日やること
さて、幹事の仕事は全体の指揮役だと言いましたが、具体的にはどんなことをやるのでしょうか。
パーティー毎に進行プログラムは違いますから、細かい違いは生じますが時系列順に追ってみます。
1．受付開始前の準備
2．受付開始から開宴
3．開宴から歓談まで
4．ゲーム、余興のサポート
5．謝辞、お見送り、撤退
やることは、各段階で時間通りに進むように調整したり新郎新婦様のサポートに入るなど、裏方の仕事がメインです。
前半の歓談が始まればもう８割がた仕事は終わったようなものなので、特に前半は気合を入れていきましょう。
1．受付開始前の準備
当日最初の仕事は会場の準備です。
他のゲストより先に会場入りし、受付の準備などを行います。
クロークがない会場であれば、荷物置き場のスペースも作成してください。
同時に以下の場所を確認します。
- お手洗い
- 喫煙所
- 受付
- メインテーブル
- 景品を置ける台
- お見送り場所
お見送り場所が狭すぎると、ゲストの流れが詰まったりプチギフトを置けなかったりするので、広めの場所があればそこでお見送りするようにしましょう。
●荷物の確認
会場の担当者に挨拶した後、初めにやることは荷物の確認です。
当日必要なものをあらかじめ配送できる場合がほとんどなので、前日等に荷物を送っておきます。
アイテムリストを作成し、照らし合わせながら確認してください。
万が一足りないものがあれば、手配が間に合うのか、代替できないかを考えることになります。
プチギフトがある場合は、パーティー開始前にカゴを借りましょう。
パーティーが始まってからだとバタバタしがちなので、先に借りておくのがおすすめです。
持参の場合も借りた場合も、この時間でセッティングまで済ませると後々楽になります。
カゴにプチギフトを入れ終わったら布などを被せ、隠しておきましょう。
お見送り場所にプチギフトを置くスペースがあるかも確認してください。
●音響の確認
次に音響関係の確認です。
音楽にこだわりがあるのであれば、別で音楽係を立ててその人に音楽のことは任せてしまうことをおすすめします。
DVDの放映がある場合もこの段階で確認しましょう。
DVDも再生係がいる方がスムーズに動けます。
受付が始まる前に、問題なく流れるかどうかと操作方法を確認してください。
●受付の準備
続いて受付の準備です。
事前に名簿を作成しておき、受付台にセットしておきましょう。
ゲームで使う配布物や先に配るプレゼントがあれば、一緒に置いておきます。
お金の管理についてですが、紛失してはいけないのでお釣りを金庫に入れてその場を離れるなんてことは絶対にしないでください。
現金を置いて離れなければならないのであれば、全てしまって持ち運びましょう。
見知った人ばかりだし、誰か見ているという慢心は持たずきちんと管理をお願いします。
●会場の装飾
そして会場に装飾を行う必要があれば、それも行いましょう。
ウェルカムスペースを二次会でも作成する場合が多いです。
バルーンの設置など大掛かりになるのであれば、協力者を数人見繕います。
時間に間に合わないのが一番よくありませんので、少ないよりは多い方がいいです。
受付の開始時間まで時間が余ったら、会場の担当者とその日の流れについて最終確認ができるとより安心できます。
2．受付開始から開宴までのお出迎え
受付開始時間になったら、受付を開きましょう。
できれば受付係を立ててください。
会場の担当者から幹事様宛に声がかかったり、新郎新婦様から連絡があったり、ゲストから質問されたりするからです。
そのたびに受付の手が止まるので、スムーズな開宴ができなくなってしまいます。
そして受付係は、披露宴と同じく2人～4人くらいいると安心です。
受付中、幹事様は何か問題がないか目を配り、司会者へ状況の共有などを行います。
クロークやお手洗い、喫煙所の場所もよく聞かれました。
開宴時間10分前になったり、ゲストが9割くらい集まったところで新郎新婦様とコンタクトを取ります。
もし新郎新婦様の到着が遅れそうであれば、司会者のトークで場を繋げたりすることになりますので、司会者との情報共有も忘れずに行ってください。
3．開宴から歓談まで、歓談の間にやること
お二人が到着したら入場です。
受付を閉めて、入場の準備に移ります。
司会者のセリフに続いてドアを開け、メインテーブルまでの道を確保しましょう。
メインテーブルについたら、お二人に一礼するように促せるとなおよしです。
お二人から挨拶があるのであれば、メインテーブルに着いた後マイクを手渡しします。
この時新婦様のブーケが邪魔になるのであれば、預かるかテーブルに置いてください。
挨拶の後は乾杯を行うのが通例です。
挨拶をする人へマイクを渡し、お二人の乾杯用のドリンクを用意します。
お二人用のドリンクは乾杯の挨拶前にセッティングできるのが理想です。
乾杯の発声まで済んだら、ひとまず山場は乗り切っています。
ご友人や新郎新婦様とおしゃべりタイムもいいですが、会費の集計をやらなければなりません。
特にお酒が入ってしまった後は、二重で数えるのがおすすめです。
持ってきたお釣りとは分けて集計します。
歓談中にやることは、集計と細かい準備くらいのものです。
プチギフトも後半の歓談のタイミングで、お見送り場所に設置しましょう。
会費を持っておくのが新郎新婦様の場合は、どこかのタイミングで集計結果とともにお金を渡します。
ただ、お金はパーティー終了まで幹事様が持っているのがおすすめです。
新郎新婦様は主役なので、たくさんの人に囲まれますしお酒も飲みます。
大金を抱えている状態では楽しみにくくなってしまうことが危惧されますので、新郎新婦様には渡さずに持っておきましょう。
4．ゲーム進行、余興のサポートについて
途中でゲームや余興を組み込んでいるのであれば、そのサポートもやることのうちです。
ゲームの内容次第でサポート方法は変わりますので、新郎新婦様と何を手伝ってほしいか事前に打ち合わせておきます。
何も手伝うことはないと思っていても、当日になってやっぱり必要だったとなるケースもたくさんありました。
幹事様は新郎新婦様の近くにいるようにすると、とっさに助けに出られます。
また、余興がある場合は余興参加者へのサポートも欠かせません。
他にやる人はいないので、声かけや終わった後の片付など行います。
余興は始まる前から気にかけましょう。
また、友人余興は時間が押しがちなので、早めの行動を心掛けてください。
5．謝辞、お見送り、撤退までやり通そう
アフターパーティーも終わりに差し掛かってきましたら、新郎新婦様に声掛けし謝辞に移ります。
マイクの用意も忘れずに行いましょう。
謝辞が終わったらそのまま退場となります。
退場の際も通路を確保し、会場外まで連れ添ってください。
会場の外で一旦、参加人数の報告と集まった会費を報告するのがおすすめです。
お金のやり取りの話を他のゲストに聞かれずに済みます。
プチギフトを渡す準備ができたら、ゲストを誘導しお見送り場所へ進んでもらいましょう。
司会者とも協力して、時間内に見送りが終わるように動きます。
なかなか終わらないので、30分は必要です。
会場の貸切が終了する時間とにらめっこしながら誘導することになります。
ゲストが退場したら、片付けと精算です。
精算もやるのであれば、支払いの報告をお二人に忘れずに行いましょう。
ウェルカムグッズなどをしまい、精算と挨拶を終えたら仕事は完了です。
最高の二次会にしよう！
結婚式の二次会の幹事が行う当日の仕事をご紹介しました。
事前準備だけではなく、当日もパーティーが上手くいくようにいろいろと動く必要があります。
表だった役割というよりは裏方の役割が多いです。
一生に一度のパーティーですから、よくシミュレーションを行って当日に備えましょう。
また、こんなに負担になるなら友人に頼みたくないと思ったら、代行業者の利用も検討してみてください。
最高のアフターパーティーになることを祈っています。
幹事様の前日の準備については以下ご参考ください。
→『二次会の幹事がやること 前日のチェック編』
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