結婚式の二次会で幹事がやること｜事前準備～前日チェックまで

挙式・披露宴を楽しんだ後は、友人と気兼ねなくアフターパーティーを行いたいという新郎新婦も多いです。

そこで二次会の幹事を友人に依頼する方がほとんど。

しかし、幹事を頼まれても何をしたらいいのか分からない方も多いことでしょう。

「結婚式の二次会って何をするの？」
「幹事の仕事って何？」
「どうやって準備を進めればいい？」

本記事では結婚式二次会のプロデュース、当日の進行も行っていた元ウエディングプランナーが解説していきます。

二次会幹事の仕事内容や、やることなど二次会について丸わかりです。

また、二次会を成功させるために必要な前日の最終チェックについても紹介しています。

ブックマークしておいて、また確認しにきてくださいね。

事前準備の方法・前日のチェック・当日の流れを紹介していきます。

二次会について決めること

二次会の事前準備で決定するべきものは大きく3つです。

これらと併せて幹事の役割分担を決定します。

すでに十分な人数を幹事として確保しているのであれば問題ありません。

幹事が何人必要かは以下の記事を参考にしてみてください。

1か月前までには会場も演出内容も決まっているのがベストです。

2週間前までに内容を全て確定できるように準備しましょう。

1.二次会の雰囲気

意外と重要なのが、二次会の雰囲気を決めることです。

カジュアルなパーティーにしたいのか、フォーマルなパーティーにしたいのか方向性を決めましょう。

幹事だけで決めるのではなく、新郎新婦との打ち合わせの中で決めてください。

二次会の雰囲気や準備について詳しく解説した記事もあるので、併せて参考にしていただければ幸いです。

雰囲気が決まればある程度どんな進行にしたいかも決まってきます。

2.予算

予算が決まっていないと何も決まらないので、まず初めに予算を決めます。

一般的に二次会の自己負担額は10万円程度です。

新郎新婦がいくらまで出すのか、幹事の負担なのかははっきりさせておきましょう。

二次会の会費額に参加人数を乗じて予算を算出することで、会場探しも楽になりますよ。

二次会の会費額の決め方については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。

3.会場

予算や人数に合った二次会の会場を決定します。

基本的には結婚式場の最寄り駅と同じエリアで探しましょう。

ただし、浦安エリアなどのリゾート地は近隣に二次会ができる飲食店が少ないので、別の駅に移動します。

その場合も30分以内で移動できるなどの条件で探すのがおすすめ。

会場選びのポイントについては以下の記事で紹介しているので、参考にしてみてください。

▼二次会の開宴時間について

会場を予約するには時間と人数が決まっている必要があります。

開宴時間は披露宴のお開きから2時間後を目安に設定しましょう。

ただし、ナイトウエディングや終電が早いなどの事情があればもう少し早める必要も。

ゲストのことを考えて二次会の開宴時間は設定してください。

開宴時間について詳しくは以下の記事にまとめています。

二次会の事前準備について

二次会の会場や時間について決まったら、いよいよ内容についての準備を進めます。

主に以下の3つを軸に準備を進めましょう。

1.招待状

結婚式と同じように招待状を作成し、出欠を取るのがおすすめです。

結婚式の招待状とは時期をずらして発送し、ゲストの混乱を防ぎましょう。

二次会の招待状ではweb招待状を使用するのが一般的です。

気軽に送れて、ゲストも確認がしやすいため二次会の雰囲気にぴったり。

web招待状について詳しく知りたい方は以下の記事が参考になるでしょう。

2.演出

二次会ではゲームなどの余興があると盛り上がります。

しかし余興などの演出は組み込みすぎずに、余裕を持たせた進行がおすすめです。

歓談メインで演出なしの二次会でも盛り上がるのか不安な場合は、以下の記事が参考になります。

3.備品

二次会で必要な備品も幹事で準備します。

二次会で必要になるのは、主に以下です。

▼景品

ゲームを行う場合は景品を用意しましょう。

参加人数の2割程度の品物を用意し、総額3万円程度で用意する方が多いです。

おすすめの演出や景品について以下の記事にまとめたので、盛り上げたい場合は参考にしてみてください。

▼BGM

音楽にこだわりのある新郎新婦であれば、入場曲や退場曲なども用意すると喜んでもらえます。

会場の音響設備についても確認しておき、用意できそうであれば用意しましょう。

二次会の会場であれば好きに音楽を流せる場合がほとんどのため、会場の音響機器に接続できる機材を用意してBGMを流しましょう。

映像も流したい場合は、事前確認が必須です。

かならず事前に映像が流せるか確認しましょう。

▼受付備品

受付に必要な備品も漏れがないように準備しましょう。

基本的には以下のアイテムがあれば困りません。

その他ゲームで使うビンゴカードや、配りたいものがあれば一緒に用意します。

二次会前日の最終チェックについて

二次会の前日にやることは関係者各位への挨拶と最終確認です。

ただ確認するだけではなく1歩踏み込んで軽く打ち合わせするつもりで行うとベター。

これまで準備してきて、だいたいOKな段階ではあるとは思いますが、油断はいけません。

より素敵なパーティーにするためにも前日から気合を入れていきましょう。

細かいところで漏れがあったりするので、以下も参考に万全の体制で臨めるようにしてみてください。

1.二次会会場に挨拶と確認

余興など特別な対応がある場合、もう一度担当者と最終確認をすることをおすすめします。

特にテーブルの移動が必要であったり、音響を使用するなど会場側の協力が必要な場合は、やって損はありません。

余興等がなくても、挨拶を兼ねて以下のポイントについて確認しておくとよいでしょう。

また、事前に景品等を配送している場合は併せて確認しておきます。

▼事前配送のアイテムについて

もう届いたかなというあたりで会場に電話して問い合わせましょう。

荷物追跡ができるサービスを利用してチェックするのでもいいです。

日本の配達システムは素晴らしいので、めったに遅れることも届かないこともありません。

しかし実際に一度だけ、手配元の手違いでアイテムが店舗に届いていない、そもそも配達の手配をしていないことがありました。

この時は早めに連絡したおかげですぐに配達してもらえて間に合いましたが、意外とこういったトラブルは起こります。

荷物が複数ある場合は、ちゃんと全部あるかどうかも要確認です。

特にプチギフトなど、会場に直接配達した場合は注意してください。

2.新郎新婦へ最終チェック

友人が幹事の場合は、新郎新婦にも連絡を入れます。

特に時間についてはもう一度確認しましょう。

挙式披露宴は時間が延びがちなので、会場へお二人が到着するのは少し時間が経ってからになることが多いです。

結婚式場を出て二次会会場に向かうタイミングで、お二人から幹事へ連絡を入れるようにしておくと、動きやすいでしょう。

また、お金のことについては今一度はっきりさせておくと安心です。

▼当日のお金について確認

受付で回収した会費の管理をどうするか、もう一度念押ししておいても損はありません。

会場への支払いを行う人が持っている、というのがスムーズです。

新郎新婦が支払いをするのであれば、幹事から新郎新婦へ渡すのがよいでしょう。

ただ、お二人は二次会の主役ですから、すぐに渡すのではなくて集計も終わった二次会の後半に渡すのがおすすめ。

ただしお二人が持ち歩くわけにもいかないため、どのように保管するかは事前に決めておきましょう。

3.持ち物チェック

挙式・披露宴へ出る以外に、二次会の幹事も行うのですからどちらの荷物も忘れないように準備しましょう。

二次会の幹事をするにあたって準備するものはいろいろありますが、ほとんどは事前に送り込めるでしょうから、当日持参するものは少ないはずです。

貴重品系は直接持っていく他ありませんので、以下参考に持ち物チェックをしてみてください。

忘れやすいものなどもピックアップしました。

前日に改めてチェックするのであれば、こんなところでしょう。

すでにこれまでの準備の中で、必要なものは洗い出し終えているでしょうから忘れやすいものだけ確認すれば大丈夫です。

挙式・披露宴の準備だけに気を取られないように気を付けてください。

二次会当日の流れについて

二次会当日は招待ゲストというより、楽しませる側として裏方の仕事を行うイメージです。

大まかな流れは以下の通り。

当日のより細かい流れや動きについては以下の記事で紹介しています。

1.披露宴のお開き後、二次会会場に向かう

他のゲストと同じように二次会会場へ向かいましょう。

時間に余裕があれば、カフェなどで時間を潰すことになります。

新郎新婦から二次会用の荷物などを預かっている場合は、受け取ってから二次会会場へ向かってください。

2.二次会の準備を行う

受付の準備などを行います。

会場内の飾り付けもあるのであればこの時間にやりましょう。

映像の最終確認や、音響機器の操作なども確認しておきます。

受付で聞かれても困らないように、お手洗いや喫煙所の場所も確認できるとなおよいです。

事前に確認ができていれば、配送アイテムもちゃんとあるはず。

時間が余れば直前に流れの確認を全員で行いましょう。

3.受付を行う

受付係に受付を任せます。

新郎新婦が結婚式場を出るのはこのあたりの時間になることが多いです。

大体何時ごろに会場に着きそうか、幹事で共有しておくと開宴時間の目途が立ちます。

4.二次会開宴

新郎新婦が到着次第、会場へ入場し二次会の開宴です。

実際はもっと早い段階から新郎新婦が到着できるケースもあります。

早めに到着しそうであれば、受付段階からいてもらいお出迎えするというスタイルも評判がいいですよ。

5.余興などを行う

途中にケーキ入刀や余興などがあれば、サポートするのも幹事の役割です。

どんなサポートが必要なのが、誰が行うのかは事前に打ち合わせておきましょう。

当日になって急に人手が必要になることもあります。

事前に人を確保しておくと安心です。

6.二次会閉宴

締めの挨拶までいけば、ほぼほぼ幹事としての仕事は終わりです。

預かっている会費や参加人数などの報告をするのであれば、しっかりと引き継ぎましょう。

7.片付け・精算など

会場装飾などを行ったのであれば片付けまで行ってください。ウェルカムスペースに飾った写真なども回収します。

忘れがちなのが花瓶など、会場の備品と区別がつきにくいものです。

アイテムリストを作って漏れがないように回収しましょう。

要らないものは会場で破棄できることがほとんど。

捨てやすいようにまとめておいてください。

まとめ：万全の準備で二次会に臨もう

幹事がやることについて、事前準備から当日まで解説しました。

終わり良ければすべて良しともいいますから、二次会も結婚式と同じくらい万全に準備を進めてください。

最後の最後まで気を抜かずに全力で取り組めば、後悔のない二次会にできることでしょう。

前日は騒ぎすぎずに、早めに寝るのもおすすめです。

二次会が結婚式の最高の締めくくりになることを祈っています。