結婚式の受付を友人に頼みたいけど、負担に思われそうで心配な新郎新婦様もいらっしゃるのではないでしょうか。または、受付を頼まれたけどどうすればいいのか、いろいろと不安なご友人様もいらっしゃることでしょう。ご祝儀の預かり方なんて分からない、という人はぜひ本記事をチェックして本番に備えてください。
受付を頼むのはどんな人がいいか、から始まり当日の動きについても触れています。受付は結婚式の顔ですので、人選は慎重に行う必要があります。招待状を持ったゲストがまず初めに接触するのが受付係なので、明るく礼儀正しい人がいいでしょう。服装や言葉遣いがしっかりしている人が無難です。また、受付はウエディングパーティーの始まりの部分ですから、時間にも正確にいきたいところですね。ハプニングが起こりにくいように、また起こってもすぐ対処できるように事前に対応方法を決めておくのがおすすめです。本記事ではよくあるハプニングについても紹介しているので、ぜひ前もって予防線を張ってください。
受付を頼もうとしている新郎新婦様にも、頼まれたご友人様にも役立つ内容になっているので、参考になれば幸いです。
受付を友人に頼むときは
結婚式で受付を友人や親族が行っているという場面に覚えのある人も多いと思いますが、ご祝儀制の場合は友人か親族が受付を行います。もう少し詳しく言うと、ご祝儀を扱うことができるのが友人または親族になります。紛失等の責任を負えないので、会場のスタッフでは扱えないのです。
ここで出てくるのが誰に受付係を頼むのか、という問題です。親族に頼むのが簡単ではありますが、親族顔合わせのイベントが入っている等難しいケースも多くあることでしょう。
その場合は友人に依頼することになります。かなりの額を扱うことになりますので、人選は慎重に行いましょう。受付はその結婚式の顔でもあります。依頼する側もされた側もそのことをよく意識することが、よりよいパーティーへの第一歩となります。
●意識するポイント
意識するポイントとしては、お金や時間の管理がしっかりしている人、服装や言葉遣いのマナーがある人、遠方からの参加でない人を選びましょう。受付の経験がすでにある人がいればその人に依頼してもいいですね。
大事な結婚式の受付係ですから、時間に遅れるルーズな人には頼めません。受付では席次表を渡したり、お車代の有無を把握する必要があるので、正確に受付をこなせそうな人へ依頼しましょう。
●声をかける人数
声をかける人数は、新郎側と新婦側から各１名～３名ほどにします。おすすめは2名ずつですが、招待しているゲスト人数に合わせて受付の人数も調整していきます。
受付をやったことがないという人がほとんどですし、あまりに少ない人数で受付をやってしまうと、時間内に受付が終わらない可能性もあります。プランナーよりあらかじめ人数について何かしら言及があるとは思いますが、心配であればプランナーにも相談してみましょう。受付スペースが小さくて３人までしか入れない、なんてこともあるかもしれません。
●声をかけるタイミング
いざ頼む人が決まったら、早速連絡を取っていきます。受付くらいならできる、と快く承諾してくれる人がほとんどのようです。タイミングとしては、早ければ早いほどいいです。
最低でも結婚式の1か月前までには知らせたいですね。依頼された側もご祝儀の受け取り方やマナーを把握する時間がほしいでしょう。早めに依頼する人を決めて、声をかけてください。
声をかける際は直接会って依頼するのがベストです。あなたにお願いしたい、という気持ちを持って依頼します。承諾してもらえたら、招待状を送るときに別添えで「誠に恐れ入りますが 当日受付をお願い致したく ○時○分までにお越しくださいますよう よろしくお願い申し上げます」とメッセージを入れましょう。
新郎新婦様に受付を頼まれたら
では今度は受付を頼まれた側はどうすればいいのか、に移っていきます。もし、受付係の打診が新郎新婦様よりあったら、ぜひ受けてください。
うまくできるか心配な気持ちも分かりますが、インターネットの発達した現在、本記事のようにたくさんの情報が発信されています。事前に予習をたくさんしておけば心配いりません。それに受付を頼める人は希少なので、自信をもって承諾してもらえると新郎新婦様も助かります。
受付係をやることになったら、当日の動きやハプニングが起きたときの対応方法等、新郎新婦様から共有してもらうべきことがあります。綿密な連携とイメージトレーニングが当日の受付の質を左右しますので、細かいことでも新郎新婦様に事前に確認するのが吉です。
ただ、当日については新郎新婦様との連絡は基本つかないものと考えておいた方がいいでしょう。ウエディングパーティー当日はゆっくり息をつく間もないのが主役というものなのです。受付を離れることもできませんから、何かあれば会場のスタッフに助けを求めてください。
当日の動き
当日の動きを確認しましょう。新郎新婦様は事前に当日の動きをタイムスケジュールと一緒に共有してください。受付係は当日の動きをよく頭に入れておきます。一般ゲストとは少し違う動きをする場面もありますので、気をつけてください。以下が大まかな流れです。
●１．受付準備
受付開始時間の30分前から受付の準備を始める場合がほとんどです。会場入りしたら、新郎新婦様と親族にお祝いの挨拶をしましょう。
大きな荷物は会場に預け、貴重品のみ持って受付に立ち、受付に必要なものがすべて揃っているか確認します。特にお車代は中に現金が入っているので、会場側でセッティングできないことが多いです。新郎新婦様から親族を通して渡す方法がよく選ばれますので、お車代の受け取り忘れがないように気を付けてください。
芳名帳に記入する用のペンなど小物類も見逃さずチェックしましょう。受付アイテムのリストがあるとなお安心です。お車代など新郎新婦様が手配していて他の誰かから受け取る必要があるものは、その記載も行えば完璧ですね。そしてこの時間でお手洗いの位置、喫煙所の場所を確認しておきましょう。受付で聞いてくるゲストもいます。
また、受付係同士で役割分担を決めておくと、受付が混雑してきてもスムーズ対応できます。特に奇数人数の場合、一人を席次表などを渡す専門の係にすると楽です。初めて会う人同士であることも予想されますので、自己紹介からの流れで決めるとスムーズでしょう。
●２．受付開始
時間になったら受付を開始します。受付係は立場が新郎新婦様側なので、ゲストからの「本日はおめでとうございます」に対しては「ありがとうございます」と答えます。
受付ではお車代を渡すゲストには忘れず渡し、席次表等の配布物があればそれも渡します。預かったご祝儀は、ご祝儀を入れるための広蓋に納めます。トレーの形をしているので、預かったらそのまま平置きしていって大丈夫です。
受け取るときはゲストの目を見て丁寧に受け取ります。ご祝儀は受付後に袋に入れて保管することになりますので、広蓋に乗り切らなくなってきたら少しずつ袋へ移動させても問題ありません。
広蓋にご祝儀袋が並んでいる方が華やかな印象を与えますので、一度に全て移動させるのではなく少しずつ移動させるのがおすすめです。また、ご祝儀袋の表書き、中袋に名前が記入されているかも一緒に確認できるとなおいいです。
名簿のスタイルはいろいろとあると思いますが、出席者が誰か分かれば最低ラインはクリアです。その他、ご祝儀を持ってきたかどうかもチェックするタイプの名簿が用意されている場合もあります。不安であれば事前に当日どんな名簿を使うか聞いてみるといいでしょう。
●３．受付終了
受付が終了したら、受付係の受付を行います。また、まだ来ていないゲストがいる場合は、会場スタッフを通じて新郎新婦様に連絡しましょう。あらかじめ遅刻者がいた場合の動きについて打ち合わせておくとスムーズです。大体、1名受付係を残して他は会場内に移動します。開宴の5分前に受付を閉められるのが理想です。
ご祝儀は袋にまとめて、指定された人に渡すか、金庫へしまうパターンがほとんどです。別の人や場所に預けないでください。1等の当選宝くじを持っていると思って、厳重に管理をお願いします。
気を付けるポイント
おおまかな流れを確認したところで、当日ハプニングが起きやすいポイントを事前に確認しておきましょう。新郎新婦様は事前に受付係の人に対応方法を共有できているといいですね。
受付係は何かあったときにまず誰に相談したらいいのかを確認しましょう。それから想定されるハプニングに対してどう対応すればいいのかをすり合わせておけば、当日かなり楽になります。以下気を付けるポイントを紹介しますので、リスクヘッジにご活用ください。
●招待リストに名前のない人がきた、遅刻者がいる
代理で参加、夫婦で参列など当日招待リストに載っていない人が来ることは割と起こります。会場が当日参加に対して対応できるかなど含めてあらかじめ対応を決めておきたいところです。同じく遅刻者についてもあらかじめ対応を決めておきましょう。
●席次表は1組１枚か？
受付で渡す席次表ですが、１人1部ではない場合もあります。親族やご夫婦には1組１部でお渡しするパターンもあります。
間違えて渡してしまうと後半になって数が足りなくなります。予備として多めに用意する新郎新婦様がほとんどですが、足りなくなりそうであれば早めに対応しましょう。
●お車代を渡し損ねた、受け取ってもらえない
受付が混雑してくると起こりがちです。この場合の対応方法もあらかじめ決めておくとよいでしょう。後ほど親御様より歓談中等にお渡しするというパターンが多いです。
また、受けとってもらえないという事態もあり得るでしょう。３回ほど押し問答しても受け取ってもらえなかったら、受付で渡すのは諦めた方がいいです。時間も限られていますし、後から親御様からのお渡しであれば受け取った、という例もあります。
当日起こりがちなハプニングについては事前に対応を決めておき、想定外のものについても連絡先、相談先を決めておけば大きなトラブルには繋がりにくいです。イメージトレーニングをたくさん行うことをおすすめします。
受付係へのフォローはどうする？
当日新郎新婦様は結婚式の準備で忙しいので、受付係をフォローできる時間はほとんどありません。あらかじめ当日のハプニング対応は会場キャプテンに相談してもらう、など決めておくことが大切です。
受付係も困ったことがあればすぐ相談することが大事になります。結婚式という一生に１度の大事な1日の顔になったことを忘れないでください。
当日を気持ちよく過ごしてもらおう
受付係も新郎新婦様も大切なのは事前の準備です。安心して受付を任される/任せるためにも、やってもらうことの確認やハプニングへの対応方法はよく打ち合わせてください。結婚式を成功に導くのは事前の綿密な連携です。当日のパーティーの始まりがスムーズであることを祈っています。
